Signature électronique sur les fiches

Dokos RH permet désormais d'ajouter une signature électronique directement sur les fiches des employés, contrats, ou tout autre document RH nécessitant une validation formelle. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les processus de validation, les contrats de travail, ou les formulaires d'embauche.

Activer la signature électronique

Pour activer la signature électronique sur une fiche spécifique :

1. Ouvrez la fiche concernée (par exemple, un Contrat de travail ou une Fiche employé).
2. Cliquez sur le bouton Modifier en haut à droite.
3. Dans la barre latérale droite, recherchez le panneau Signature électronique.
4. Cliquez sur Activer la signature pour afficher le champ de signature.

      
flowchart TD
    A[Ouvrir la fiche] --> B[Cliquer sur Modifier]
    B --> C[Afficher le panneau Signature électronique]
    C --> D[Activer la signature]
    D --> E[Signer le document]

    

Signer un document

Une fois le panneau de signature activé :

1. Le champ de signature s'affiche sous forme d'une zone de dessin.
2. Utilisez votre souris, votre stylet ou votre doigt (sur mobile) pour signer directement dans la zone.
3. Cliquez sur Enregistrer pour valider la signature.
4. La signature est alors attachée à la fiche et peut être consultée ou téléchargée.

Consulter ou télécharger une signature

Une fois une signature enregistrée :

• Elle est visible dans le panneau Signature électronique de la fiche.
• Vous pouvez la télécharger au format PNG en cliquant sur Télécharger la signature.
• La signature est également incluse dans les exports PDF de la fiche si l'option est activée.

      
flowchart TD
    A[Consulter la fiche signée] --> B[Afficher le panneau Signature électronique]
    B --> C[Télécharger la signature]
    C --> D[Exporter la fiche en PDF]

    

Cas d'usage

Validation d'un contrat de travail

1. Le responsable RH prépare un Contrat de travail pour un nouvel employé.
2. Il active la signature électronique sur la fiche du contrat.
3. L'employé signe électroniquement le contrat depuis son espace Dokos.
4. Le contrat signé est automatiquement enregistré et peut être partagé avec les parties prenantes.

Approbation d'une fiche employé

1. Un manager souhaite valider les informations d'un employé (par exemple, une modification de poste).
2. Il ouvre la Fiche employé et active la signature électronique.
3. Il signe la fiche pour confirmer son approbation.
4. La signature est enregistrée et horodatée, garantissant la traçabilité du processus.

Configuration avancée

Pour personnaliser les paramètres de la signature électronique (par exemple, activer/désactiver la signature pour certains types de fiches) :

1. Allez dans Paramètres > Personnalisation > Personnaliser les formulaires.
2. Sélectionnez le type de fiche concerné (par exemple, Contrat de travail).
3. Ajoutez un champ personnalisé de type Section Break nommé Signature électronique.
4. Enregistrez les modifications.