Facture pro forma
Facture pro forma
Une facture pro forma est un document commercial émis avant la facture définitive. Elle sert, par exemple, à demander un paiement anticipé. Elle ne crée aucune écriture comptable ni aucun mouvement de stock.
Vous la créez depuis une commande client validée. Dokos la valide tout de suite, génère son PDF et calcule son total. Le type de document s'appelle Proforma Invoice (« Facture pro forma » à l'écran).
Prérequis
- Activer la facture pro forma est coché dans les paramètres des ventes, onglet Entrée de sous-traitance, section Facture pro forma.
- La commande client est validée. Une facture pro forma ne peut pas être créée depuis un brouillon.
- Vous avez le droit de lecture sur la commande client et les droits de création, de validation et d'annulation sur la facture pro forma. Les rôles Commercial et Responsable commercial ont ces droits.
Créer une facture pro forma
- Ouvrez la commande client validée.
- Cliquez sur Créer > Facture pro forma. La fenêtre Créer une facture pro forma s'ouvre.
- Renseignez les champs :
- Séries :
PRO-.YYYY.-par défaut ; - Format d'impression : seuls les formats de la commande client sont proposés. Vide, Dokos utilise le Format d'impression par défaut pour la facture pro forma des paramètres des ventes, puis le format standard
Proforma Invoice; - En-tête de lettre : facultatif ;
- Basé sur : Quantité ou Montant ;
- Masquer la quantité d'articles dans l'impression : visible en base Montant.
- Séries :
- Vérifiez les lignes. Chaque ligne propose le reste à facturer en pro forma : la quantité ou le montant commandé, moins les factures pro forma déjà émises.
- Cliquez sur Créer.
Au moins une ligne doit avoir une quantité ou un montant supérieur à zéro.
Si le total d'une ligne dépasse la commande, en comptant les factures pro forma déjà émises, un avertissement s'affiche sous le tableau. Il ne bloque pas la création.
Résultat : la facture pro forma est créée et validée. Son statut est Publié. L'onglet Pro forma apparaît sur la commande client.
Base « Quantité » ou « Montant »
- Quantité : vous saisissez la quantité de chaque ligne. Le montant vaut quantité × prix de la commande client.
- Montant : vous saisissez le montant de chaque ligne. Le prix est recalculé (montant ÷ quantité). Cette base convient à une demande d'acompte.
Avec Masquer la quantité d'articles dans l'impression, le format standard Proforma Invoice n'imprime ni la quantité ni le prix des lignes. Seul le montant reste.
PDF et total
À la validation, Dokos :
- calcule le total à partir d'une copie de la commande client limitée aux lignes de la facture pro forma ;
- génère le PDF avec le format d'impression et l'en-tête choisis, le numéro et la date de la facture pro forma ;
- joint le PDF en fichier privé, dans le champ PDF de facture pro forma.
Quand la facture pro forma couvre une partie de la commande, la remise fixe de la commande et les frais de type Réel sont calculés au prorata. Les remises et taxes en pourcentage s'appliquent normalement. Le total d'une facture pro forma ne peut pas être négatif.
Consulter les factures pro forma d'une commande
L'onglet Pro forma de la commande client liste ses factures pro forma, annulées comprises. Il n'apparaît qu'à partir de la première facture pro forma. Il montre le numéro, la date, le total et le statut. Chaque ligne propose deux actions :
- Voir le PDF : ouvre le PDF joint ;
- Envoyer un Email : envoie la facture pro forma.
Le bouton Nouvelle facture pro forma ouvre à nouveau la fenêtre de création.
Envoyer une facture pro forma par e-mail
- Dans l'onglet Pro forma, cliquez sur Envoyer un Email sur la ligne.
- Dans Destinataires, saisissez les adresses séparées par des virgules. L'e-mail du contact de la commande est proposé.
- Cliquez sur Envoyer.
Le PDF part en pièce jointe. Si un Modèle d'email de proforma est défini dans les paramètres des ventes, Dokos utilise son sujet et son message. Le modèle reçoit la facture pro forma dans la variable doc, par exemple {{ doc.customer_name }}. Sans modèle, le sujet est « Facture pro forma {numéro} ».
Après l'envoi, les champs Envoyé le et Envoyé à sont remplis. Dokos vérifie votre droit d'envoi sur la facture pro forma.
Une facture pro forma annulée ne peut pas être envoyée.
Corriger ou annuler une facture pro forma
Une facture pro forma validée ne se modifie pas. Annulez-la : son statut passe à Annulé. Elle reste visible dans l'onglet Pro forma. Créez ensuite une nouvelle facture pro forma. Une copie créée avec Modifier est refusée à l'enregistrement.
Règles de validation
- La commande client doit être validée.
- Une ligne de commande ne figure qu'une fois dans une même facture pro forma.
- Chaque ligne doit appartenir à la commande indiquée.
- La quantité, ou le montant en base Montant, doit être positif.
- Avec Mise à jour des articles, vous ne pouvez pas supprimer une ligne de commande reprise dans une facture pro forma émise. Annulez d'abord la facture pro forma.
Paramètres des ventes
Ces champs sont dans l'onglet Entrée de sous-traitance, section Facture pro forma :
- Activer la facture pro forma : affiche Créer > Facture pro forma sur les commandes client validées ;
- Format d'impression par défaut pour la facture pro forma : format utilisé quand la fenêtre de création n'en indique pas ;
- Modèle d'email de proforma : modèle d'email (sujet et message) utilisé à l'envoi.
Les deux derniers champs s'affichent quand Activer la facture pro forma est coché.
Exemple
Exemple fictif : la commande SO-2026-0001 de Maison Verte SARL fait 5 000 € HT. Le client doit verser 2 000 € avant la livraison.
- Sur la commande, cliquez sur Créer > Facture pro forma.
- Dans Basé sur, choisissez Montant, puis cochez Masquer la quantité d'articles dans l'impression.
- Saisissez 2 000 € sur la ligne, puis cliquez sur Créer.
- Dans l'onglet Pro forma, cliquez sur Envoyer un Email.
Pour le solde, créez une autre facture pro forma de 3 000 €, ou passez à la facture de vente.