Enregistrement des présences

L'enregistrement des présences (Employee Checkin) dans Dokos permet de suivre les heures d'arrivée et de départ des employés de manière simple et efficace. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les entreprises qui souhaitent automatiser la gestion des présences et réduire les erreurs manuelles.

Accéder à la liste des enregistrements de présence

Pour consulter la liste des enregistrements de présence :

1. Allez dans Ressources humaines > Quarts et présences > Enregistrements de présence.
2. Vous verrez une liste de tous les enregistrements existants, avec des filtres pour affiner votre recherche.

Enregistrer une présence rapidement

Avec la nouvelle fonctionnalité de bouton rapide, vous pouvez enregistrer une présence directement depuis la liste des enregistrements, sans avoir à ouvrir le formulaire complet.

Étapes pour utiliser le bouton rapide :

1. Accédez à la liste des enregistrements de présence comme décrit ci-dessus.
2. En haut de la liste, vous verrez un bouton Enregistrer une présence (visible uniquement si vous êtes connecté en tant qu'employé avec les droits appropriés).
   Si aucun enregistrement n'existe pour l'employé connecté, le bouton apparaîtra également dans un état vide pour faciliter la création du premier enregistrement.
3. Cliquez sur le bouton Enregistrer une présence.
   • Si la géolocalisation est activée sur votre appareil, Dokos enregistrera automatiquement votre position.
   • Si la géolocalisation est désactivée, une confirmation vous sera demandée avant de procéder.
4. Un message de confirmation apparaîtra pour indiquer que l'enregistrement a été effectué avec succès.

Gestion des erreurs de géolocalisation

Si une erreur survient lors de la récupération de votre position (par exemple, si les services de localisation sont désactivés ou si vous refusez l'accès) :

• Une boîte de dialogue s'affichera avec un message clair expliquant l'erreur.
• Vous aurez la possibilité de Réessayer ou d'Ignorer la géolocalisation pour continuer sans cette information.

      
flowchart TD
    A[Cliquer sur 'Enregistrer une présence'] --> B{ Géolocalisation activée ? }
    B -->|Oui| C[Récupérer la position]
    C --> D{ Position obtenue ? }
    D -->|Oui| E[Enregistrer la présence avec position]
    D -->|Non| F[Afficher l'erreur de géolocalisation]
    F --> G[Proposer 'Réessayer' ou 'Ignorer']
    G -->|Réessayer| C
    G -->|Ignorer| H[Enregistrer la présence sans position]
    B -->|Non| I[Demander confirmation]
    I -->|Confirmer| H

    

Ajouter un enregistrement pour un autre employé

Si vous devez enregistrer une présence pour un autre employé (par exemple, un manager qui gère une équipe) :

1. Cliquez sur Nouveau dans la liste des enregistrements de présence.
2. Remplissez le formulaire comme suit :
   • Employé : Sélectionnez l'employé concerné.
   • Type d'enregistrement : Choisissez Arrivée ou Départ.
   • Heure : Dokos remplit automatiquement l'heure actuelle, mais vous pouvez la modifier si nécessaire.
   • Latitude/Longitude (optionnel) : Si la géolocalisation est activée, ces champs seront remplis automatiquement.
3. Cliquez sur Enregistrer pour valider.

Bonnes pratiques

• Vérifiez les droits d'accès : Assurez-vous que les employés ont les permissions nécessaires pour enregistrer leurs présences.
• Utilisez la géolocalisation : Activez cette fonctionnalité pour améliorer la précision des enregistrements, surtout pour les employés en déplacement.
• Formez les utilisateurs : Montrez aux employés comment utiliser le bouton rapide pour gagner du temps.

Résolution des problèmes courants

Le bouton rapide n'apparaît pas

• Vérifiez que vous êtes connecté en tant qu'employé et non en tant qu'administrateur.
• Assurez-vous que votre session est active et que vous avez les droits nécessaires.

L'enregistrement échoue

• Si vous utilisez la géolocalisation, vérifiez que votre appareil a une connexion Internet stable.
• Essayez de rafraîchir la page et réessayez.

Doublons d'enregistrements

• Évitez de cliquer plusieurs fois rapidement sur le bouton, car cela peut créer des enregistrements en double. Le système inclut une protection contre les clics rapides pour minimiser ce risque.