Utiliser Drive pour la gestion des fichiers
Utiliser Drive pour la gestion des fichiers
Dokos vous permet désormais de gérer vos fichiers directement via une intégration avec Drive. Cette fonctionnalité facilite le stockage, l'organisation et le partage de vos documents au sein de votre entreprise.
Activer l'intégration Drive
Pour utiliser Drive comme solution de gestion des fichiers :
- Allez dans Paramètres > Intégrations > Drive
- Activez l'option Utiliser Drive pour la gestion des fichiers
- Configurez les paramètres de connexion à votre instance Drive
::: tip Cette intégration est particulièrement utile pour les entreprises qui utilisent déjà Drive pour leur stockage cloud et souhaitent centraliser leur gestion documentaire. :::
Fonctionnalités clés
1. Upload de fichiers depuis Dokos
Lorsque vous téléversez un fichier dans Dokos (par exemple, une pièce jointe à une facture ou un document de projet) :
- Le fichier est automatiquement synchronisé avec votre espace Drive
- Vous pouvez accéder au fichier directement depuis l'interface Dokos ou depuis Drive
- Les permissions sont synchronisées entre les deux plateformes
2. Gestion des fichiers existants
Les fichiers déjà présents dans Drive peuvent être :
- Associés à des documents Dokos : Par exemple, vous pouvez lier un contrat stocké dans Drive à un client dans Dokos
- Organisés en dossiers : Créez une structure de dossiers dans Drive qui se reflète dans Dokos
- Partagés avec des équipes : Les permissions définies dans Drive s'appliquent automatiquement dans Dokos
3. Exemple d'utilisation avec un client
Scénario : La société Maison Verte SARL vous envoie un nouveau contrat par email que vous souhaitez associer à leur fiche client.
- Téléchargez le contrat depuis votre email
- Dans Dokos, allez sur la fiche du client Maison Verte SARL
- Cliquez sur Ajouter une pièce jointe
- Sélectionnez le fichier du contrat
- Le fichier est automatiquement uploadé vers Drive et lié à la fiche client
- Vous pouvez maintenant accéder au contrat depuis Dokos ou directement depuis Drive
Bonnes pratiques
- Nommage des fichiers : Utilisez des noms explicites pour faciliter la recherche (ex:
Contrat_Maison_Verte_SARL_2026.pdf) - Organisation en dossiers : Créez des dossiers par client, projet ou type de document dans Drive
- Permissions : Vérifiez régulièrement les permissions dans Drive pour vous assurer que les bons utilisateurs ont accès aux documents
- Sauvegardes : Bien que Drive offre une solution cloud sécurisée, pensez à effectuer des sauvegardes régulières de vos documents critiques
Résolution des problèmes
| Problème | Solution possible |
|---|---|
| Fichier non visible dans Dokos | Vérifiez que l'intégration Drive est activée et que le fichier a bien été synchronisé |
| Erreur lors de l'upload | Vérifiez votre connexion internet et les permissions de votre compte Drive |
| Fichier présent dans Drive mais pas dans Dokos | Essayez de rafraîchir la page ou de synchroniser manuellement les fichiers |
::: warning Si vous rencontrez des problèmes persistants avec l'intégration Drive, contactez votre administrateur système ou le support Dokos. :::
Personnalisation avancée
Les développeurs peuvent étendre cette fonctionnalité en utilisant le hook after_file_upload pour :
- Ajouter des métadonnées personnalisées aux fichiers
- Déclencher des workflows spécifiques après l'upload
- Intégrer avec d'autres services cloud
Pour plus d'informations sur la personnalisation, consultez la documentation technique de l'API Fichiers.