Écrire et recevoir des emails

Dokos intègre un système de messagerie complet qui vous permet de communiquer avec vos clients, fournisseurs et collaborateurs directement depuis l'interface. Chaque email envoyé ou reçu est automatiquement rattaché au document concerné, qu'il s'agisse d'un devis, d'une facture, d'un client ou d'un autre type de document.

Le compositeur d'emails a été entièrement repensé pour offrir une expérience plus fluide et plus intuitive. Il propose une interface unifiée où vous pouvez gérer vos destinataires, rédiger votre message, appliquer des modèles et joindre des fichiers sans naviguer entre plusieurs fenêtres.

Ouvrir le compositeur d'emails

Vous pouvez ouvrir le compositeur d'emails de plusieurs manières selon le contexte de votre travail.

Depuis un document

Depuis n'importe quel document (devis, facture, commande, fiche client, etc.), cliquez sur le bouton Email dans la barre d'actions. Le compositeur s'ouvre alors pré-rempli avec les informations du document et le destinataire principal.

Depuis une discussion existante

Lorsque vous consultez l'historique des échanges d'un document, cliquez sur Répondre dans n'importe quel email de la conversation. Le compositeur s'ouvre en mode réponse : l'objet et le destinataire sont automatiquement renseignés, et le message précédent est cité sous votre texte.

Depuis la liste des emails

Si vous disposez de la liste Email, vous pouvez initier une nouvelle discussion en cliquant sur Ajouter un email.

Présentation du compositeur

Le compositeur s'ouvre dans une fenêtre dédiée qui occupe une partie de l'écran. Son interface est organisée autour de plusieurs zones distinctes.

      
flowchart LR
    A[Zone destinataires] --> B[Barre d'outils]
    B --> C[Zone de rédaction]
    C --> D[Zone d'envoi]

    

Gérer les destinataires

La zone située en haut du compositeur vous permet de définir les personnes qui recevront votre message. Les destinataires sont organisés en trois catégories.

Destinataire principal (À)

Le champ À contient le ou les destinataires principaux de votre email. Lorsque vous ouvrez le compositeur depuis un document, le destinataire principal est automatiquement renseigné à partir des informations du document (par exemple, l'adresse email du client).

Pour ajouter un destinataire, commencez à saisir son nom ou son adresse email. Dokos vous propose automatiquement des correspondances parmi vos contacts existants. Cliquez sur la suggestion correspondante pour l'ajouter.

Chaque destinataire ajouté apparaît sous forme de pastille colorée, appelée pilule. Cette pastille affiche le nom de la personne ou son adresse email. Vous pouvez la réorganiser par glisser-déposer pour changer l'ordre d'affichage des destinataires. Pour retirer un destinataire, cliquez sur la croix affichée à l'intérieur de sa pastille.

Copie carbonne (Cc)

Le champ Cc permet d'ajouter des destinataires en copie. Ces personnes recevront l'email et pourront y répondre, mais elles ne sont pas considérées comme les destinataires principaux. Ce champ est masqué par défaut et s'affiche automatiquement dès que vous ajoutez un premier destinataire en copie.

Copie carbonne invisible (Cci)

Le champ Cci fonctionne comme le champ Cc, mais les destinataires ajoutés ici ne sont pas visibles par les autres personnes recevant l'email. Ce champ est masqué par défaut et s'affiche automatiquement dès que vous ajoutez un premier destinataire en copie invisible.

:::tip Utilité de la copie carbonne invisible La copie carbonne invisible (Cci) est utile lorsque vous souhaitez informer une personne sans que les autres destinataires ne le sachent. Par exemple, si vous envoyez un email à un client et souhaitez en informer votre responsable en interne, ajoutez-le en Cci. :::

Rédiger le message

La zone de rédaction occupe la partie centrale du compositeur. Elle contient un éditeur de texte enrichi qui vous permet de mettre en forme votre contenu.

Objet de l'email

Le champ Objet se trouve au-dessus de la zone de texte. Lorsque vous répondez à un email existant, l'objet est automatiquement repris avec le préfixe « Re: ». Vous pouvez le modifier à tout moment.

Éditeur de texte

L'éditeur de texte prend en charge la mise en forme enrichie. Vous pouvez y appliquer des styles (gras, italique, souligné), créer des listes, insérer des liens et ajouter des tableaux. Une barre d'outils flottante s'affiche au-dessus du texte lorsque vous sélectionnez une portion de contenu.

:::tip Raccourcis clavier Vous pouvez utiliser les raccourcis clavier usuels dans l'éditeur de texte. Par exemple, Ctrl+B (ou Cmd+B sur Mac) applique le gras, Ctrl+I applique l'italique, et Ctrl+K insère un lien. :::

Barre d'outils du compositeur

La barre d'outils située au bas de la zone de rédaction regroupe les fonctions complémentaires du compositeur.

      
flowchart LR
    T[Modèles d'emails] --- P[Pièces jointes]
    P --- S[Paramètres d'envoi]
    S --- E[Bouton d'envoi]

    

Appliquer un modèle d'email

Si vous avez créé des modèles d'emails dans votre système, vous pouvez les appliquer depuis le compositeur. Cliquez sur l'icône des modèles dans la barre d'outils, puis sélectionnez le modèle souhaité dans la liste qui s'affiche.

Le contenu du modèle remplace le texte actuel. Si le modèle contient des variables (par exemple, le nom du client ou le numéro de facture), celles-ci sont automatiquement remplacées par les valeurs correspondantes du document rattaché.

:::tip Préparer des modèles réutilisables Pour gagner du temps sur les communications récurrentes (accusés de réception, relances, confirmations de commande), créez des modèles d'emails dans la liste Modèle d'email. Chaque modèle peut contenir des variables automatiquement renseignées à partir du document source. :::

Joindre des fichiers

Le bouton des pièces jointes vous permet d'ajouter des fichiers à votre email. Lorsque vous ouvrez le compositeur depuis un document, les pièces jointes déjà associées à ce document sont automatiquement proposées. Vous pouvez les sélectionner pour les inclure dans l'email sans avoir à les téléverser à nouveau.

Pour ajouter un nouveau fichier, cliquez sur le bouton d'ajout de pièce jointe, puis sélectionnez un fichier depuis votre ordinateur ou depuis l'espace de fichiers de Dokos.

Définir les paramètres d'envoi

Le menu des paramètres d'envoi vous permet de configurer des options avancées pour votre email.

• Envoyer une copie à moi-même: ajoute votre propre adresse email en copie carbonne pour conserver une trace dans votre boîte de réception externe.
• Joindre l'impression du document: ajoute automatiquement une version PDF du document rattaché (devis, facture, etc.) en pièce jointe de l'email. Cette option n'est disponible que si le compositeur a été ouvert depuis un document imprimable.
• Format d'impression: lorsque l'option précédente est activée, ce champ vous permet de choisir le modèle d'impression à utiliser pour générer le PDF joint.
• Programmer l'envoi: permet de différer l'envoi de l'email à une date et une heure ultérieures. L'email reste en attente jusqu'à l'heure programmée, puis est envoyé automatiquement.

:::tip Joindre l'impression automatiquement Pour les documents que vous envoyez systématiquement à vos clients (factures, bons de livraison), activez l'option Joindre l'impression du document. Le destinataire recevra l'email accompagné d'une version PDF propre et formatée du document. :::

Envoyer l'email

Le bouton Envoyer se trouve dans la barre d'outils. Il déclenche l'expédition immédiate de l'email, sauf si vous avez programmé un envoi différé.

:::tip Vérifier avant l'envoi Avant d'envoyer un email important, prenez le temps de vérifier les destinataires, en particulier si vous avez ajouté des personnes en copie carbonne invisible. Une fois l'email envoyé, vous ne pouvez plus le modifier ni le rappeler. :::

Historique des échanges

Chaque email envoyé ou reçu est enregistré et visible dans l'onglet des communications du document concerné. Vous y trouverez la liste complète des échanges, avec leur horodatage, leur expéditeur, leurs destinataires et leur contenu.

Pour répondre à un email depuis l'historique, cliquez sur le bouton Répondre associé à l'échange concerné. Le compositeur s'ouvre en mode réponse, avec le texte original cité sous votre message.

Préférence d'affichage du compositeur

Vous pouvez choisir le mode d'affichage du compositeur qui correspond le mieux à votre façon de travailler. Cette préférence est enregistrée au niveau de votre profil utilisateur et s'applique à toutes les ouvertures du compositeur.

1. Accédez à votre profil utilisateur en cliquant sur votre nom en haut à droite de l'écran, puis sur Mon profil.
2. Dans la section des préférences, localisez le champ Affichage du compositeur d'emails.
3. Sélectionnez le mode souhaité, puis enregistrez.

Le mode par défaut affiche le compositeur dans une fenêtre modale. Vous pouvez opter pour un affichage plein écran si vous rédigez fréquemment des emails longs et souhaitez disposer de plus d'espace.

:::info Préférence individuelle Cette préférence est spécifique à chaque utilisateur. Chaque membre de votre équipe peut configurer le mode d'affichage qui lui convient, sans affecter les autres utilisateurs. :::

Exemple complet : envoyer un devis à un client

Voici un exemple illustrant l'utilisation du compositeur d'emails dans un scénario courant.

La société Maison Verte SARL a demandé un devis pour l'aménagement de ses nouveaux locaux. Vous avez préparé le devis dans Dokos et souhaitez l'envoyer par email à votre contact, Madame Camille Roussel.

1. Ouvrez le devis correspondant dans Dokos.
2. Cliquez sur le bouton Email dans la barre d'actions. Le compositeur s'ouvre.
3. Vérifiez que le champ À contient bien l'adresse email de Camille Roussel. Si ce n'est pas le cas, saisissez son nom pour la retrouver parmi vos contacts.
4. Saisissez un objet, par exemple : « Devis aménagement des locaux — Maison Verte SARL ».
5. Rédigez votre message dans la zone de texte.
6. Activez l'option Joindre l'impression du document dans le menu des paramètres d'envoi pour qu'une version PDF du devis soit automatiquement jointe à l'email.
7. Cliquez sur Envoyer.

Le devis est envoyé. Une trace de cet envoi est conservée dans l'onglet des communications du devis, avec le contenu du message et la liste des destinataires. Vous pouvez à tout moment consulter cet historique pour vérifier ce qui a été envoyé et quand.

Bonnes pratiques

• Vérifiez les destinataires avant d'envoyer, en particulier lorsque vous utilisez la copie carbonne invisible.
• Utilisez des modèles pour les communications récurrentes afin de gagner du temps et d'assurer la cohérence de vos messages.
• Joignez systématiquement le PDF des documents officiels (devis, factures, bons de livraison) pour que vos interlocuteurs disposent d'une version formatée et imprimable.
• Programmez l'envoi lorsque vous rédigez un email en dehors des heures de travail et souhaitez qu'il arrive pendant les heures d'ouverture de votre destinataire.
• Consultez l'historique des communications d'un document avant d'envoyer un nouvel email pour éviter les doublons et garder le contexte de la conversation.