Ressources réservables et réservations

1. Concepts

1.1 Ressources réservables

Présentation Le module "Ressources réservables" permet de publier et gérer l'ensemble des équipements et espaces disponibles à la réservation sur votre plateforme. Cette fonctionnalité est essentielle pour communiquer efficacement les disponibilités à vos utilisateurs.

Types de ressources gérables Vous pouvez configurer divers types de ressources, tels que :

• Salles de réunion (Marco Polo, Vasco de Gama)
• Équipements techniques (imprimantes 3D)
• Espaces partagés (zones de coworking)

Fonctionnalités clés

Personnalisation du contenu Enrichissez la présentation de chaque ressource avec des descriptions complètes et des images illustratives pour une meilleure expérience utilisateur.

Gestion tarifaire Définissez avec précision les tarifs applicables ainsi que les unités de mesure appropriées (heure, jour, etc.) pour chaque ressource.

Planification temporelle Configurez un calendrier détaillé pour chaque ressource, spécifiant les périodes de disponibilité et d'indisponibilité.

Contrôle des réservations Établissez des règles d'accès en spécifiant les badges ou autorisations nécessaires pour effectuer une réservation.

1.2 Réservation de ressource

Présentation Une Réservation de ressource enregistre l'occupation d'une ressource sur une période, pour un utilisateur ou un client. Cette fonctionnalité centralise toutes les opérations liées à la gestion des demandes de réservation.

Fonctionnalités clés

Suivi des réservations Visualisez l'ensemble des réservations via une interface de calendrier intuitive permettant une gestion optimale des plannings et des disponibilités.

Gestion de la facturation Générez et suivez automatiquement les factures associées à chaque réservation pour une gestion financière simplifiée.

Gestion des statuts Pilotez efficacement le cycle de vie des réservations grâce aux différents statuts disponibles (Dans le panier, Non confirmé, Confirmé, Annulé) pour une visibilité optimale sur l'état de chaque demande.

2. Disponibilités

Les créneaux proposés sur le portail, les ouvertures du week-end, les fermetures exceptionnelles et les préavis se règlent dans une Disponibilité. Voir Disponibilités, horaires d'ouverture et week-ends.

3. Ressources réservables

Créez la ressource depuis Ressource réservable. Dokos crée l'article de facturation correspondant si le champ Article est vide. Vous pouvez aussi lier un article existant : gardez un article différent par ressource.

3.1. Création d'une nouvelle ressource réservable

La ressource réservable contient les onglets Aperçu, Facturation, Site Web, Calendriers et Avancé.

• Libellé : Entrez un nom descriptif pour la ressource (par exemple, "Salle de Réunion A" ou "Bureau 101").
• Désactivé : Cochez cette case si la ressource ne doit plus être disponible à la réservation temporairement.
• Publié sur le site web : Cochez cette case pour rendre la ressource visible et réservable via le site web public.
• Lieu et Groupe : Rattachez la ressource à un lieu et à un groupe de ressources (facultatif).
• Réservations simultanées autorisées : Indiquez le nombre maximum de réservations pouvant être faites simultanément pour cette ressource.
• Affichage du calendrier : Choisissez Afficher le calendrier, Afficher uniquement aux utilisateurs connectés (les disponibilités sont masquées aux visiteurs non connectés) ou Ne pas afficher le calendrier.
• Prix : Cliquez sur Ajouter un prix pour définir le prix unitaire de la ressource selon l'unité de mesure (heure, demi-journée, journée, etc.). Pour chaque prix, vous pouvez sélectionner une Disponibilité, une Liste de prix et cocher Masquer le prix sur le portail. Chaque prix s'affiche sous forme de carte. Le premier prix définit l'unité de mesure par défaut.
• Badges Requis (onglet Avancé) : Sélectionnez les types de badges requis pour réserver cette ressource. Les badges peuvent être utilisés pour restreindre l'accès à certaines ressources selon les qualifications.

Rendez-vous sur la page Badges

3.2. Configuration de la facturation

• Groupe d'article : Sélectionnez le groupe d'articles auquel cette ressource appartient. Ce paramètre est obligatoire pour organiser les articles et les associer correctement aux factures.
• Description : Entrez une description détaillée de la ressource, qui apparaîtra sur les factures, devis, et commandes. Vous pouvez formater le texte, ajouter des images, des liens, ou d'autres éléments visuels.
• Lien vers l'article : Si vous avez un article spécifique lié à cette ressource, sélectionnez-le ici. Sinon, laissez ce champ vide pour permettre une création automatique.

3.3. Paramètres de site internet

• Image : Joignez une image qui sera affichée sur la page de réservation du site internet. Cela permet de rendre la présentation de la ressource plus attrayante pour les utilisateurs.
• Description : Ajoutez une description spécifique à afficher sur le site web. Cela peut différer de la description utilisée pour la facturation, permettant ainsi de personnaliser le contenu en fonction du public cible.
• Diaporama : Configurez un diaporama pour présenter plusieurs images de la ressource. Cette option est particulièrement utile pour donner aux utilisateurs une vue d'ensemble de l'espace ou de l'équipement proposé.

Services :

• Sélection des services : Cochez les services supplémentaires inclus avec cette ressource, tels que l'accès PMR, un bureau individuel, un espace pour téléphoner, ou le WiFi. Vous pouvez également créer de nouveaux services si nécessaire.

Lien vers l'article du site web :

• Article du site Web : Sélectionnez l'article qui sera lié à cette ressource sur le site internet. Laissez ce champ vide pour une création automatique.

4. Réservation de ressource

4.1. Remplir les détails de la réservation

• Article : Sélectionnez l'article ou la ressource que vous souhaitez réserver (par exemple, "Salle de réunion", "Machine CNC").
• Utilisateur : Associez la réservation à l'utilisateur spécifique qui effectuera la réservation.
• Couleur : Choisissez une couleur pour identifier visuellement cette réservation dans le calendrier. Cela peut aider à distinguer facilement différentes réservations.
• Statut : Dans le panier, Non confirmé, Confirmé ou Annulé.
• Commence le / Se termine le : Spécifiez les dates et heures de début et de fin de la réservation. Vous pouvez également cocher "Toute la journée" si la réservation s'étend sur toute la journée.
• Répéter cet événement : Cochez cette case si la réservation doit se répéter régulièrement.
• Synchroniser avec Google Agenda : Si cette option est activée, la réservation sera synchronisée avec l'agenda Google.
• Ajouter des notes : La section notes permet d'ajouter des informations supplémentaires ou des instructions spécifiques concernant la réservation. Ces notes sont utiles pour fournir des détails.

4.2. Configuration de la facturation

• Type de tiers : Sélectionnez le type de client ou piste potentielle. Cela permet de catégoriser la réservation.
• Tiers : Associez la réservation à un client spécifique, qui sera facturé pour l'utilisation de l'article. Ce champ permet de lier la réservation à une fiche client existante dans le système.

5. Réservations sur le portail

Le parcours de réservation en ligne (panier, commande, paiement, réservations gratuites, annulation) est décrit dans Réserver en ligne.

Pour masquer le planning d'une ressource aux visiteurs non connectés, choisissez Afficher uniquement aux utilisateurs connectés dans le champ Affichage du calendrier de la ressource. Pour tout le portail, cochez Afficher le planning des réservations aux utilisateurs connectés uniquement dans les paramètres.

6. Réservations depuis un événement

Si un événement occupe des ressources, liez les réservations de ressource à l'événement.

Par exemple, pour organiser une exposition temporaire nécessitant la réservation de votre grande salle, de la cuisine et de deux salles de réunion pour toute la durée de l'événement :

• Créez votre événement et réservez les espaces nécessaires en utilisant le bouton Réserver une ressource de la fiche de l’événement.

Vous pouvez ensuite ajuster les horaires de chaque réservation.

7. Intégration Google Agenda

Vous pouvez synchroniser les réservations de ressource avec Google Agenda. Pour configurer la connexion et créer des agendas, consultez notre page : Google Agenda.

7.1. Configuration

Dans l'onglet Calendriers de la ressource réservable, choisissez un Google Agenda dont le document de référence est Réservation de ressource. Vous y réglez aussi la Couleur du calendrier. Sans agenda sur la ressource, choisissez l'agenda dans chaque réservation.

7.2. Synchronisation

Pour synchroniser vos réservations, cochez la case Synchroniser avec Google Agenda. Vérifiez qu'un agenda est bien sélectionné dans le champs Google Agenda.

Pour automatiser la synchronisation des réservations en ligne, cochez la case Synchroniser automatiquement avec Google Agenda dans les Paramètres de réservation de ressources.

Si vous souhaitez que les réservations soient toujours synchronisées, personnalisez le formulaire Réservation de ressource et mettez 1 comme valeur par défaut pour le champs Synchroniser avec Google Agenda.

8. Contrats de réservation de ressources

Pour louer une ressource dans la durée avec un contrat signé en ligne, voir Contrats. Le modèle de l'email de signature se choisit dans les paramètres, onglet Contrats.