Suivre l'occupation par les contrats
Suivre l'occupation par les contrats
Un contrat de réservation engage une ressource sur une période, par exemple un bureau privatif pour six mois. Deux blocs personnalisés montrent quelles ressources sont tenues par des contrats validés. Vous pouvez les ajouter à n'importe quel espace de travail.
Les blocs listent les ressources proposées dans au moins un Type de contrat de réservation.
Occupation par contrat (instantané)
Le bloc Occupation par contrat affiche une vue instantanée des ressources tenues par des contrats signés en vigueur aujourd'hui.
Taux d'occupation pondéré
Le taux affiché est pondéré par le champ Réservations simultanées autorisées de chaque ressource. Une ressource qui autorise 6 réservations simultanées offre 6 places, et chaque contrat signé en vigueur aujourd'hui occupe une place dans cette limite.
- Les contrats en attente de signature n'occupent aucune place.
- L'info-bulle du taux rappelle la règle : « Contrats signés / réservations simultanées autorisées ».
États d'une ressource
Chaque ressource est dans l'un de ces quatre états :
| État | Signification |
|---|---|
| Complet | Les contrats signés occupent toutes les places. |
| Partiellement occupé | Au moins un contrat signé occupe une place, et des places restent libres. |
| Signature en attente | Aucun contrat signé ne tient la ressource, mais au moins un contrat attend sa signature. |
| Vacante | Aucun contrat, signé ou en attente, ne porte sur la ressource. |
Détail par carte
Chaque carte de ressource affiche le nombre de contrats signés par rapport aux places disponibles, par exemple 3/6. Le compte n'est pas plafonné : une ressource surréservée affiche 2/1.
Lorsqu'une ressource est partagée par plusieurs contrats, la carte indique leur nombre :
- « 3 contrats » si trois contrats signés portent sur la ressource ;
- « 1 contrat + 1 en attente » si un contrat est signé et un autre attend sa signature.
Cliquez sur cette mention (Afficher chaque contrat) pour ouvrir la liste des contrats.
Exemple
La salle de réunion Espace Colibri autorise 4 réservations simultanées. Trois contrats signés sont en vigueur aujourd'hui et un quatrième est en attente de signature.
La carte affiche
3/4et l'indicateur « 3 contrats + 1 en attente ». L'état de la ressource est Partiellement occupé.
Planning d'occupation par contrat
Le bloc Planning d'occupation par contrat montre l'occupation des ressources sur les 12 mois à venir. Environ un trimestre tient à l'écran. Faites défiler horizontalement pour voir la suite. Les ressources sont groupées par lieu, ou sous « Sans lieu ».
Barres repliées
Chaque ressource a une barre horizontale. La barre change de segment à chaque changement d'état, par exemple de Complet à Partiellement occupé.
Contrats chevauchants
Lorsque plusieurs contrats se chevauchent sur une même ressource, ils se replient en une seule barre empilée.
Cliquez sur la ligne, le chevron ou la barre pour afficher une voie par contrat. Chaque voie garde la couleur de son contrat :
- Pleine si le contrat est signé.
- Hachurée si le contrat est en attente de signature.
Exemple
Le lieu Loft 45 compte deux ressources : le bureau privatif et la salle de conférence. Le bureau privatif est tenu par le contrat de Maison Verte SARL du 1er mars au 31 août, puis par le contrat de Bureau Moderne du 1er septembre au 30 novembre. La barre du bureau privatif est découpée en deux segments. La salle de conférence est partagée par deux contrats chevauchants d'octobre à décembre : la barre apparaît repliée et un clic révèle deux voies distinctes.
Calcul de l'occupation
Contrats et avenants
Seuls les contrats validés comptent. Un avenant signé remplace le contrat qu'il modifie à partir de sa date de début. Les périodes successives d'un même contrat forment une seule période.
Un contrat signé occupe une place. Un contrat sans date de fin occupe la place sans limite.
Différence avec les jauges de disponibilité
Les jauges Occupation du jour et la matrice de disponibilité mesurent des heures réservées. Les contrats n'ont pas d'heures : la seule logique partagée avec eux est la lecture du champ Réservations simultanées autorisées (1 par défaut).
Ajouter les blocs à un espace de travail
Les deux blocs ne sont pas ajoutés automatiquement à l'espace de travail Bookings livré par défaut. Un gestionnaire de lieu peut les intégrer à n'importe quel espace de travail personnalisé.
- Ouvrez l'espace de travail souhaité.
- Passez en mode édition (icône crayon en haut à droite).
- Ajoutez un bloc Block HTML personnalisé.
- Choisissez le bloc Aperçu de l'occupation par contrat ou Planning d'occupation par contrat.
- Enregistrez l'espace de travail.