Gérer les adhérents et les adhésions
Gérer les adhérents et les adhésions
Un Adhérent (Tribu) décrit une personne. Une Adhésion (Tribu) décrit son engagement pour une période. Un adhérent peut avoir plusieurs adhésions successives.
Créer un adhérent
- Dans la barre latérale de Tribu, cliquez sur Membres, puis créez un adhérent.
- Renseignez Prénom, Nom et E-mail. Ces trois champs sont obligatoires.
- Complétez si besoin la Date de naissance, le Genre, le Téléphone et Représente l'entreprise.
- Réglez les Préférences de communication : Abonnement à la newsletter, Notifications par e-mail, Notifications par SMS.
- Enregistrez.
À l'enregistrement, Tribu relie l'adhérent à Dokos :
- il cherche un Contact avec le même e-mail et le Client relié à ce contact ;
- sinon, il crée un client dans le Groupe de clients par défaut des Paramètres Tribu, et un contact ;
- il crée un Utilisateur avec le rôle Tribu Member, si aucun utilisateur n'a cet e-mail. Cet utilisateur reste désactivé tant que Portail activé n'est pas coché.
Membre depuis prend la date du jour à la création.
Enregistrer une adhésion
L'exemple suit « Les Randonneurs du Vercors » (association fictive). Camille Martin adhère au tarif étudiant.
- Ouvrez la fiche de Camille Martin.
- Cliquez sur Nouvelle adhésion.
- Choisissez le type d'adhésion, puis le prix « Tarif étudiant ».
- Ouvrez l'adhésion créée en brouillon. Saisissez le Montant de l'adhésion (15 € dans l'exemple) et, si besoin, un Montant du don.
- Validez l'adhésion.
Tribu calcule les dates selon le type d'adhésion, puis crée la commande client et la demande de paiement. Voir Cotisations, dons et paiements.
Vous pouvez aussi créer l'adhésion depuis Adhésions, en choisissant le Membre et le Type d'adhésion. Saisissez alors aussi le Montant de l'adhésion.
Deux adhésions validées d'un même adhérent ne peuvent pas se chevaucher. Le message Cette adhésion chevauche une adhésion existante bloque l'enregistrement. Une adhésion expirée ne compte pas.
Suivre les statuts
Une adhésion a trois statuts :
| Statut | Signification |
|---|---|
| En attente | La période n'a pas commencé, ou la cotisation n'est pas encore payée. |
| Actif | La période est en cours et la cotisation est payée, ou l'adhésion est gratuite. |
| Expiré | La date de fin est passée. |
Le Statut du paiement suit les factures de vente liées : Non payé, Partiellement payé ou Payé.
Un adhérent a le statut Membre s'il a au moins une adhésion Actif à la date du jour. Sinon, il est Inactif.
Tribu recalcule ces statuts à chaque paiement et chaque nuit. La fiche de l'adhérent liste ses adhésions avec leur type, leurs dates, leur statut et leur montant.
Mettre fin à une adhésion
- Ouvrez l'adhésion.
- Cliquez sur Mettre fin à l'adhésion.
Tribu fixe la date de fin à la veille. L'adhésion passe au statut Expiré. L'adhérent devient Inactif s'il n'a pas d'autre adhésion active.
La commande et les factures déjà créées ne changent pas. Pour rembourser une cotisation, faites un avoir sur la facture.
Trouver les membres actifs
Ouvrez Membres et filtrez sur Statut = Membre.
Les adresses e-mail des adhérents servent à vos envois. Respectez leurs préférences de communication.