Ajouter un en-tête de lettre aux emails envoyés depuis Dokos

Dokos permet désormais d'ajouter automatiquement un en-tête de lettre aux emails envoyés depuis un document. Cette fonctionnalité renforce l'identité visuelle de votre entreprise en intégrant systématiquement votre logo, vos coordonnées et d'autres éléments graphiques en haut des communications.

Prérequis

1. Créer un en-tête de lettre :
   • Allez dans Paramètres → En-tête de lettre et créez un nouvel en-tête.
   • Personnalisez-le avec votre logo, le nom de votre entreprise, votre adresse, et tout autre élément visuel souhaité.
   • Sauvegardez l'en-tête.
2. Associer l'en-tête à un document :
   • Ouvrez le document concerné (ex : Commande client, Facture, Devis).
   • Dans le champ En-tête de lettre, sélectionnez l'en-tête que vous venez de créer.
   • Sauvegardez le document.

Exemple — Maison Verte SARL L'équipe de Maison Verte a créé un en-tête de lettre avec leur logo, leur adresse et leur numéro de téléphone. Ils l'ont associé à leurs modèles de facture et de devis. Désormais, chaque email envoyé depuis une facture ou un devis inclut automatiquement cet en-tête, offrant une présentation professionnelle et cohérente.

Envoyer un email avec un en-tête de lettre

1. Ouvrir le document :
   • Accédez au document depuis lequel vous souhaitez envoyer un email (ex : une commande client).
2. Envoyer l'email :
   • Cliquez sur le bouton Envoyer un email dans la barre latérale ou dans le menu Actions.
   • Une fenêtre de composition d'email s'ouvre.
3. Vérifier l'en-tête de lettre :
   • Si le document a déjà un en-tête de lettre associé, celui-ci sera automatiquement sélectionné dans le champ En-tête de lettre de la fenêtre d'email.
   • Si aucun en-tête n'est associé au document, vous pouvez en sélectionner un manuellement dans ce champ.
4. Personnaliser et envoyer :
   • Rédigez votre email comme d'habitude (objet, message, pièces jointes).
   • Cliquez sur Envoyer pour expédier l'email avec l'en-tête de lettre intégré.

      
sequenceDiagram
    participant Utilisateur
    participant Document as Document (ex: Facture)
    participant EmailDialog as Fenêtre d'email
    participant Serveur

    

Cas d'usage

1. Factures et devis

Associez un en-tête de lettre à vos modèles de facture et de devis pour garantir que chaque communication envoyée à vos clients reflète votre identité visuelle. Cela renforce la reconnaissance de votre marque et donne une impression professionnelle.

2. Commandes clients et fournisseurs

Utilisez un en-tête de lettre pour les commandes clients ou fournisseurs afin de standardiser vos échanges. Cela est particulièrement utile pour les entreprises qui envoient régulièrement des confirmations de commande ou des bons de livraison par email.

3. Communications internes

Même pour les communications internes (ex : notes de service, demandes d'approbation), un en-tête de lettre peut être utilisé pour ajouter une touche professionnelle et structurer visuellement le contenu de l'email.

Bonnes pratiques

• Cohérence visuelle : Utilisez le même en-tête de lettre pour tous les documents d'un même type (ex : toutes les factures) afin de maintenir une identité visuelle cohérente.
• Simplicité : Évitez de surcharger votre en-tête avec trop d'informations. Privilégiez les éléments essentiels : logo, nom de l'entreprise, coordonnées.
• Testez avant envoi : Envoyez un email de test à vous-même pour vérifier que l'en-tête s'affiche correctement dans différents clients de messagerie (Gmail, Outlook, etc.).

Résolution des problèmes

L'en-tête de lettre ne s'affiche pas dans l'email

1. Vérifiez que l'en-tête est associé au document : Ouvrez le document et assurez-vous que le champ En-tête de lettre est bien rempli.
2. Vérifiez les permissions : Assurez-vous que l'utilisateur qui envoie l'email a les droits d'accès à l'en-tête de lettre sélectionné.
3. Testez avec un autre en-tête : Essayez de sélectionner un autre en-tête dans la fenêtre d'email pour voir si le problème persiste.

L'en-tête de lettre est mal aligné ou tronqué

1. Vérifiez le format de l'en-tête : Assurez-vous que l'en-tête de lettre est conçu pour s'afficher correctement dans un email. Les en-têtes trop larges ou avec des éléments mal positionnés peuvent être tronqués.
2. Utilisez un format HTML simple : Privilégiez un design épuré et évitez les éléments complexes (ex : tableaux imbriqués) qui pourraient ne pas s'afficher correctement dans tous les clients de messagerie.
3. Testez dans différents clients : Envoyez un email de test à plusieurs adresses (Gmail, Outlook, etc.) pour vérifier que l'en-tête s'affiche correctement partout.

Personnalisation avancée (pour les développeurs)

frappe.ui.form.on('Communication', {
    before_email_send: function(frm) {
        // Remplacer dynamiquement l'en-tête de lettre en fonction du type de document
        if (frm.doc.reference_doctype === 'Sales Invoice') {
            frm.set_value('letterhead', 'En-tête Facture');
        } else if (frm.doc.reference_doctype === 'Quotation') {
            frm.set_value('letterhead', 'En-tête Devis');
        }
    }
});