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Version de développement
Cette documentation décrit la version « next » (develop), non encore publiée. Pour la version stable, basculez sur « v5 » dans l'en-tête.
Paramétrage

La société

Dans Dokos, une société représente une entité morale qui incarne votre organisation. Chaque société possède son propre plan comptable et sa comptabilité propre. Dokos propose un mode multi-société qui permet de gérer plusieurs sociétés au sein d'une seule instance.
Découvrir le document Société dans la démo

Informations générales

La société constitue le fondement initial de l'organisation de la gestion et de la comptabilité dans Dokos. Ce document renferme divers paramètres par défaut qui s'appliqueront à l'ensemble de vos transactions.

Par exemple, vous pouvez sélectionner un en-tête d'impression qui sera utilisé pour toutes les transactions associées à cette société.

L'abréviation

L'abréviation est utilisée pour différencier certains types de documents en fonction de leur rattachement à une société donnée.

Pour illustrer, les comptes comptables sont tous créés à travers le type de document Compte et peuvent posséder un numéro et un libellé identiques au sein de différentes sociétés. L'abréviation est employée pour générer des identifiants de comptes distincts pour chaque société.

La devise

La devise de la société constitue la monnaie de référence utilisée par défaut dans le plan comptable et les transactions. Toutefois, vous pouvez également utiliser d'autres devises dans vos opérations.

Le plan comptable

Le plan comptable forme l'épine dorsale de la comptabilité de votre société. Lors de la création d'une nouvelle société, deux options s'offrent à vous :

  • Utiliser un modèle standard inclus dans Dokos.
  • Copier le plan comptable d'une société existante.
En France, Dokos propose un plan comptable général simplifié pour faciliter l'initialisation de votre plan de comptes. Vous pouvez partir de cette base pour configurer l'ensemble de vos comptes.

Il est important de noter que, pour les filiales, le plan comptable est établi en fonction de la société mère.

Pour en savoir plus : Le plan comptable

Multi-sociétés

Dokos autorise la création de plusieurs sociétés. La structure de l'entreprise peut être parallèle, impliquant des sociétés sœurs, des relations mère-enfant, ou une combinaison des deux.

Une société mère représente une entité hiérarchiquement supérieure qui englobe une ou plusieurs sociétés filles. Ces dernières sont des filiales de la société mère. Les comptes des filiales doivent correspondre à ceux de la société mère afin de permettre le regroupement des comptes dans un plan comptable consolidé.

L'arborescence (affichée sous forme d'arbre) des sociétés permet de visualiser la structure globale de vos entreprises ainsi que leurs relations hiérarchiques.

En mode multi-société, il est possible d'effectuer des transactions d'achats ou de ventes entre les différentes sociétés.

Objectif de vente mensuel

Vous avez la possibilité de définir un objectif de ventes mensuelles dans la devise de la société, par exemple 10 000 €. Une fois la société créée, un graphique comparant cet objectif avec vos ventes mensuelles sera généré.

Comptes par défaut

Les comptes comptables configurés dans la fiche de la société contribuent à la détermination comptable lors des transactions. Lors de la création de la société, un ensemble de comptes est pré-configuré. Nous vous recommandons de vérifier cette configuration et de l'adapter selon les besoins de votre société.

Si vous êtes indécis quant à la configuration d'un compte, il est recommandé de laisser le champ vide. Cela générera une erreur dans les transactions concernées par ce type de compte, vous permettant ainsi de le paramétrer manuellement pour achever la transaction. Cette méthode peut également être employée pour contraindre les utilisateurs à choisir manuellement un compte dans une transaction. Par exemple, si aucun compte de charge n'est configuré dans la fiche d'un article ou de son groupe, il est préférable que Dokos n'attribue pas automatiquement un compte de charge par défaut provenant de la fiche de la société, car cela risquerait de ne pas correspondre.

Stock Livré Mais Non Facturé

Le champ Stock Livré Mais Non Facturé permet de configurer le compte comptable intermédiaire utilisé lorsque des marchandises sont livrées à un client avant d'être facturées.

Lorsque ce compte est renseigné, Dokos comptabilise automatiquement le coût des articles dans ce compte d'actif circulant intermédiaire à la validation du bon de livraison. Le coût est ensuite transféré vers le compte de charges (coût des marchandises vendues) uniquement à la validation de la facture de vente correspondante.

Vous pouvez également cocher Désactiver le SLMNF pour les retours clients si vous souhaitez que les retours sur ventes contournent ce mécanisme et s'imputent directement en charges.

→ En savoir plus sur le mécanisme Stock Livré Mais Non Facturé

Comptes de gains et pertes de change

Dans le cadre de transactions en devises étrangères, Dokos permet désormais de distinguer les gains et les pertes de change dans des comptes séparés. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour une analyse plus fine de votre performance financière.

Configuration des comptes

Deux nouveaux champs sont disponibles dans la section Paramètres comptables de la fiche société :

  • Compte de gain de change : compte où seront enregistrés les gains de change réalisés lors du règlement d'une facture en devise étrangère.
  • Compte de perte de change : compte où seront enregistrées les pertes de change réalisées lors du règlement d'une facture en devise étrangère.
Lors de la création d'une nouvelle société, Dokos crée automatiquement deux nouveaux comptes dans le plan comptable : Gain de change et Perte de change, et les associe aux champs correspondants. Si ces champs ne sont pas renseignés, Dokos utilise le compte Gain/Perte de change existant pour toutes les écritures.

Fonctionnement

Lors du règlement d'une facture en devise étrangère via un Paiement, un Outil de rapprochement de paiement, ou une Écriture de journal pour un acompte, Dokos calcule automatiquement la différence de change et l'enregistre dans le compte approprié :

  • Si le taux de change est plus favorable que celui de la facture (gain), l'écriture est passée dans le Compte de gain de change.
  • Si le taux de change est moins favorable (perte), l'écriture est passée dans le Compte de perte de change.
  • Si les champs ne sont pas configurés, toutes les différences de change sont enregistrées dans le Compte de gain/perte de change existant.

Exemple d'utilisation

Scénario : La société Maison Verte SARL émet une facture de vente de 1 000 USD à un client américain au taux de change de 1 USD = 0,90 EUR (montant en EUR : 900 €). Lors du règlement, le taux de change est de 1 USD = 0,92 EUR (montant reçu : 920 €).

  • Gain de change : 20 € (920 € - 900 €)
  • Compte utilisé : Compte de gain de change (ex: 756 - Gains de change)

Si le taux de change avait été moins favorable (ex: 1 USD = 0,88 EUR), la perte de 20 € aurait été enregistrée dans le Compte de perte de change (ex: 656 - Pertes de change).

En-têtes de lettre par défaut

La fiche de la société permet de définir deux en-têtes de lettre distincts, appliqués automatiquement selon le contexte d'impression :

  • En-tête de lettre par défaut pour les documents : utilisé lors de l'impression des pièces comptables et commerciales (factures, devis, bons de commande…).
  • En-tête de lettre par défaut pour les rapports : utilisé lors de la génération et de l'impression des rapports (bilan, grand livre, etc.).

Cette distinction permet d'adapter la mise en page à chaque usage — par exemple, appliquer un en-tête sobre pour les rapports internes et un en-tête à l'identité visuelle complète pour les documents envoyés aux clients.

Exemple : La société Maison Verte SARL utilise un en-tête avec logo et coordonnées pour ses factures clients, et un en-tête simplifié sans logo pour ses rapports comptables mensuels.

Les en-têtes de lettre se configurent dans Paramètres > En-tête de lettre. Vous pouvez y créer autant de modèles que nécessaire et les affecter ensuite à vos sociétés.

Inventaire périodique / permanent

Par défaut, l'inventaire permanent est désactivé dans Dokos.

Les écritures comptables générées par la fonctionnalité d'inventaire permanent ne sont pas encore conformes aux règles comptables françaises. Cette documentation sera mise à jour lorsque ce sera le cas.

Informations légales & diverses

Vous avez la possibilité de fournir diverses informations concernant votre société, telles que le numéro de TVA, le site internet et les informations légales. Ces données pourront être utilisées pour l'impression de vos documents à travers différents formats d'impression.

Lorsque vous associez une adresse à votre société, il est crucial de cocher la case « Est l'adresse de votre société ».