Appels d'offres

Exemple — Bureau Moderne Le responsable des achats de Bureau Moderne souhaite envoyer une demande de prix à trois fournisseurs pour l'achat de nouveaux bureaux. Il crée un Appel d'offres dans Dokos, sélectionne les articles souhaités, et envoie le document aux fournisseurs via email. Une fois les réponses reçues, il compare les offres et sélectionne le fournisseur le plus compétitif.

Les appels d'offres (Request for Quotation, RFQ) dans Dokos permettent de solliciter des prix auprès de plusieurs fournisseurs pour un ensemble d'articles ou de services. Ce processus facilite la comparaison des offres et la sélection du meilleur fournisseur.

Créer un appel d'offres

1. Allez dans Achats > Appels d'offres > Appel d'offres et cliquez sur Nouveau.
2. Sélectionnez les fournisseurs à qui envoyer l'appel d'offres.
3. Ajoutez les articles ou services pour lesquels vous souhaitez obtenir un prix.
4. Pour chaque article, spécifiez la quantité demandée.
5. Enregistrez et envoyez l'appel d'offres aux fournisseurs via email.

      
flowchart TD
    A[Créer un Appel d'offres] --> B[Sélectionner les fournisseurs]
    B --> C[Ajouter les articles]
    C --> D[Spécifier les quantités]
    D --> E[Envoyer aux fournisseurs]

    

Comparer les offres des fournisseurs

Une fois les réponses des fournisseurs reçues, vous pouvez les comparer directement dans Dokos :

1. Ouvrez l'Appel d'offres concerné.
2. Allez dans l'onglet Offres des fournisseurs.
3. Comparez les prix, les quantités et les conditions proposées.
4. Sélectionnez l'offre la plus avantageuse et créez un Bon de commande directement depuis l'appel d'offres.

      
flowchart TD
    A[Ouvrir l'Appel d'offres] --> B[Onglet Offres des fournisseurs]
    B --> C[Comparer les offres]
    C --> D[Sélectionner la meilleure offre]
    D --> E[Créer un Bon de commande]

    

Imprimer un appel d'offres

Dokos propose plusieurs formats d'impression pour les appels d'offres, adaptés à différents besoins :

• Bordered : Style encadré avec des blocs d'informations en cartes.
• Classic : Style traditionnel avec des lignes de séparation et un tableau en grille.
• Modern : Style minimaliste avec un titre centré et sans bordures.
• Modern avec images : Identique au format Modern, mais avec des miniatures des articles dans le tableau.

Choisir un format d'impression

1. Ouvrez l'Appel d'offres que vous souhaitez imprimer.
2. Cliquez sur le bouton Imprimer dans la barre d'outils.
3. Sélectionnez le format d'impression souhaité dans la liste déroulante.
4. Cliquez sur Imprimer pour générer le PDF ou l'envoyer directement par email.

      
flowchart TD
    A[Ouvrir l'Appel d'offres] --> B[Cliquer sur Imprimer]
    B --> C[Sélectionner le format]
    C --> D[Générer le PDF ou envoyer par email]

    

Nouveautés : Formats d'impression pour les appels d'offres

Depuis la version récente de Dokos, quatre nouveaux formats d'impression sont disponibles pour les appels d'offres, offrant plus de flexibilité et d'options de personnalisation :

Format Bordered

Le format Bordered présente les informations dans des blocs encadrés, idéaux pour une lecture claire et structurée. Chaque section (en-tête, articles, pied de page) est délimitée par des bordures, ce qui facilite la distinction entre les différentes parties du document.

Cas d'usage : Idéal pour les appels d'offres formels où la clarté et la structure sont essentielles.

Format Classic

Le format Classic utilise des lignes de séparation et un tableau en grille pour les articles, rappelant les documents traditionnels. Ce format est particulièrement adapté aux entreprises qui préfèrent un style épuré et professionnel.

Cas d'usage : Parfait pour les appels d'offres envoyés à des fournisseurs habitués aux documents standardisés.

Format Modern

Le format Modern adopte un design minimaliste avec un titre centré et sans bordures. Ce format met l'accent sur la simplicité et la lisibilité, en éliminant les éléments visuels superflus.

Cas d'usage : Recommandé pour les appels d'offres envoyés à des partenaires modernes ou pour des communications internes.

Format Modern avec images

Le format Modern avec images est similaire au format Modern, mais inclut des miniatures des articles dans le tableau. Cela permet aux fournisseurs de visualiser rapidement les produits demandés.

Cas d'usage : Utile pour les appels d'offres incluant des articles visuels (ex. : mobilier, équipements, produits manufacturés).

Personnaliser un format d'impression

Si les formats standard ne répondent pas entièrement à vos besoins, vous pouvez les personnaliser ou en créer de nouveaux en utilisant le constructeur de format d'impression.

1. Allez dans Paramètres > Personnalisation > Format d'impression.
2. Cliquez sur Nouveau pour créer un format ou sélectionnez un format existant pour le modifier.
3. Activez le mode constructeur pour accéder à l'éditeur visuel.
4. Ajoutez, supprimez ou réorganisez les sections et les champs selon vos besoins.
5. Utilisez les options de style pour ajuster les couleurs, les polices et les bordures.
6. Enregistrez le format et testez-le en l'appliquant à un appel d'offres.

      
flowchart TD
    A[Aller dans Paramètres > Format d'impression] --> B[Créer ou modifier un format]
    B --> C[Activer le mode constructeur]
    C --> D[Personnaliser les sections et champs]
    D --> E[Ajuster les styles]
    E --> F[Enregistrer et tester]