Web Forms dans Dokos

Les Web Forms permettent de créer des formulaires accessibles depuis un site web ou un lien direct, sans nécessiter de compte utilisateur Dokos. Ils sont idéaux pour recueillir des informations auprès de clients, fournisseurs ou partenaires externes, comme des demandes de devis, des inscriptions à un événement ou des retours d'expérience.

Créer un Web Form

1. Allez dans Dodock > Site web > Web Form.
2. Cliquez sur Nouveau.
3. Remplissez les champs obligatoires :
   • Titre : Nom du formulaire (ex : "Demande de devis").
   • Type de document : Le type de document Dokos qui sera créé à partir des soumissions (ex : "Opportunité", "Demande de support").
   • Route : L'URL du formulaire (ex : demande-devis). L'URL complète sera votresite.com/demande-devis.
4. Configurez les champs du formulaire en ajoutant des champs personnalisés ou en sélectionnant des champs existants du type de document.
5. Sauvegardez et publiez le formulaire.

Exemple — Maison Verte SARL L'équipe crée un Web Form "Demande de devis" pour permettre aux clients de soumettre une demande sans se connecter. Le formulaire génère automatiquement une Opportunité dans Dokos, que l'équipe commerciale peut suivre et convertir en devis.

Configurer les permissions d'accès

Les Web Forms offrent plusieurs options pour contrôler l'accès :

• Public : Le formulaire est accessible à tous, sans restriction.
• Nécessite une connexion : Seuls les utilisateurs connectés à Dokos peuvent soumettre le formulaire.
• Nécessite une clé d'accès : Le formulaire n'est accessible qu'avec un lien privé contenant une clé unique (voir section ci-dessous).

Exemple — Bureau Moderne Pour un sondage interne réservé aux employés, l'équipe active l'option Nécessite une connexion afin que seuls les utilisateurs enregistrés puissent y accéder.

Pré-remplir des champs

Vous pouvez pré-remplir des champs du formulaire en ajoutant des paramètres à l'URL. Par exemple :

https://votresite.com/demande-devis?nom=Dupont&contact_email=dupont@example.com

Les champs pré-remplis apparaissent dans le formulaire et peuvent être modifiés par l'utilisateur, sauf si vous les marquez comme lecture seule.

Exemple — Maison Verte SARL Pour un événement, l'équipe envoie un email personnalisé à chaque participant avec un lien vers un Web Form pré-rempli avec leur nom et leur adresse email. Les participants n'ont plus qu'à confirmer leur présence.

Gérer les soumissions

Chaque soumission d'un Web Form crée un nouveau document du type configuré (ex : une Opportunité). Vous pouvez consulter les soumissions :

1. Allez dans Dodock > Site web > Web Form.
2. Sélectionnez le formulaire.
3. Cliquez sur l'onglet Soumissions pour voir la liste des documents créés.

Exemple — Agence Créative Leblanc L'équipe utilise un Web Form pour recueillir les demandes de support. Chaque soumission génère une Demande de support dans Dokos, que l'équipe peut attribuer à un technicien et suivre jusqu'à résolution.

Liens privés avec clé unique (Web Form Request)

La fonctionnalité Web Form Request permet de générer des liens privés et uniques pour un Web Form, idéaux pour des cas d'usage comme :

• Sondages clients : Envoyer un lien personnalisé à chaque client pour recueillir son avis sans exposer les données internes.
• Invitations privées : Permettre à un participant de s'inscrire à un événement sans rendre le formulaire public.
• Demandes spécifiques : Pré-remplir des données cachées (ex : un identifiant client) qui ne seront pas visibles ni modifiables par l'utilisateur.

Créer une Web Form Request

1. Activez l'option Nécessite une clé d'accès dans la configuration du Web Form.
2. Allez dans Dodock > Site web > Web Form Request.
3. Cliquez sur Nouveau.
4. Sélectionnez le Web Form concerné.
5. Remplissez les champs :
   • Clé : Une clé unique est générée automatiquement. Vous pouvez la personnaliser si nécessaire.
   • Date d'expiration : Optionnel. Définissez une date après laquelle le lien ne sera plus valide.
   • Valeurs du formulaire : Pré-remplissez des champs visibles par l'utilisateur (ex : nom, email).
   • Valeurs du document : Pré-remplissez des champs cachés qui seront appliqués au document créé (ex : un identifiant client interne).
6. Sauvegardez. Le lien privé est généré automatiquement sous la forme :

   https://votresite.com/nom-du-formulaire?key=VOTRE_CLE_UNIQUE
   

Exemple — Maison Verte SARL L'équipe envoie un sondage de satisfaction à ses clients. Chaque client reçoit un email avec un lien unique contenant une clé. Le lien pré-remplit le nom et l'email du client, et applique un champ caché client_id pour identifier la réponse sans exposer cette information dans le formulaire.

Gérer les accès et les soumissions

• Première utilisation : La date et l'heure de la première utilisation du lien sont enregistrées dans le champ first_used_on.
• Documents liés : Chaque soumission est liée à la Web Form Request via une table enfant Références, qui liste tous les documents créés ou modifiés avec cette clé.
• Permissions : L'accès aux documents via une clé respecte les permissions du Web Form :
  • Autoriser l'édition : Permet à l'utilisateur de modifier les documents listés dans Références via le même lien.
  • Autoriser les soumissions multiples : Permet à un même lien de créer plusieurs soumissions.
  • Autoriser la suppression : Permet à l'utilisateur de supprimer les documents listés dans Références.
  • Afficher la liste : Permet à l'utilisateur de consulter la liste des documents créés via le lien.

Exemple — Bureau Moderne Pour un événement, l'équipe envoie un lien unique à chaque participant. Le lien permet à chaque participant de :

• S'inscrire une seule fois (soumission unique).
• Modifier ses informations d'inscription (édition autorisée).
• Voir la liste des documents liés à son inscription (affichage de la liste autorisé).

Sécurité et restrictions

• Accès limité : Un utilisateur avec une clé ne peut accéder qu'aux documents listés dans les Références de sa Web Form Request. Il ne peut pas consulter ou modifier d'autres documents du même type, même si le Web Form le permet.
• Expiration : Si une date d'expiration est définie, le lien ne fonctionnera plus après cette date.
• Valeurs cachées : Les champs définis dans Valeurs du document ne sont jamais exposés dans le navigateur et sont appliqués directement lors de la soumission.

      
sequenceDiagram
    participant Utilisateur
    participant WebForm as Web Form
    participant WebFormRequest as Web Form Request
    participant Document as Document Dokos

    

Personnaliser le rendu du Web Form

Vous pouvez personnaliser l'apparence et le comportement du Web Form en utilisant :

• Scripts JavaScript : Ajoutez des comportements dynamiques (ex : masquer un champ en fonction d'une sélection).
• Styles CSS : Modifiez l'apparence du formulaire pour qu'il corresponde à votre charte graphique.
• Modèles HTML : Personnalisez le rendu du formulaire en utilisant des templates Jinja.

Exemple — Agence Créative Leblanc L'équipe ajoute un script JavaScript pour masquer le champ "Autre" tant que l'option "Autre" n'est pas sélectionnée dans une liste déroulante. Cela simplifie le formulaire pour les utilisateurs.

Bonnes pratiques

• Simplifiez le formulaire : Limitez le nombre de champs pour éviter d'effrayer les utilisateurs.
• Utilisez des champs obligatoires : Marquez les champs essentiels comme obligatoires pour éviter les soumissions incomplètes.
• Testez le formulaire : Vérifiez que le formulaire fonctionne correctement avant de le partager.
• Sécurisez les données sensibles : Utilisez les Web Form Requests pour les formulaires contenant des données privées ou pré-remplies.
• Suivez les soumissions : Consultez régulièrement les soumissions pour traiter les demandes rapidement.