Extraction de données (OCR)

Extraction des données factures fournisseur

L'application d'OCR permet de fournir un PDF de facture fournisseur à Textract, qui renvoie les informations sous forme structurées afin de générer une commande fournisseur ou une facture fournisseur.

    flowchart LR
  B[Banette de facture d'achat] --> D[Demande d'extraction de données]
  D --> E[Facture d'achat en attente]
  E --> C[Commande fournisseur]
  E --> G[Reçu d'achat]
  C --> F[Facture d'achat]
  G --> F[Facture d'achat]
  E --> F[Facture d'achat]

  

1. Les PDF sont déposés dans une banette de facture d'achat
2. Une banette permet ensuite de générer une demande d'extraction de donnnées par fichier
3. Chaque PDF est envoyé à Amazon Textract poour en extraire les données sous un format structuré
4. Une fois l'analyse terminée, Dokos crée une facture d'achats en attente. Il utilise les données pour trouver une commande fournisseur ou un reçu d'achat correspondant à cette facture en attente.
5. Depuis la facture en attente, l'utilisateur peut créer une nouvelle commande fournisseur ou directement une facture d'achat selon les options choisies dans les paramètres d'OCR

Statuts des facture d'achat en attente

Les facture d'achat en attente changent de statut en fonction de leur état:

    flowchart TD
  A["En attente (Aucune commande/reçu d'achat associés)"] --> B["En cours(Document associé à une commande/reçu d'achat)"]
  B --> C["Prêt (Toutes les commandes/reçus d'achat associés sont validés)"]
  C --> D["Terminé (Les factures d'achat sont créées et validées)"]
  A --> E["Fermé (Le document a été fermé et ne sera pas traité)"]

  

Application d'OCR

Dokos dispose d'une application permettant l'extraction des données de factures d'achat grâce à une intégration avec Amazon Textract

L'installation de cette application est facultative.

Espace de travail

L'installation de cette application ajoute un nouvel espace de travail Extraction de données sous l'espace de travail Achats.

Intégration avec Amazon Textract

Pour connecter Dokos et Amazon Textract, vous devez créer un compte AWS et créer un utilisateur IAM avec, a minima, les politiques d'autorisations suivantes:

• Accès à Amazon Textract
  • Lecture:
    • AnalyzeDocument
    • AnalyzeExpense
    • GetDocumentAnalysis
    • GetExpenseAnalysis
    • GetDocumentTextDetection
  • Ecriture:
    • StartDocumentAnalysis
    • StartExpenseAnalysis
    • StartDocumentTextDetection
• Accès à Amazon S3
  • Liste:
    • ListBucket
  • Ecrire:
    • CreateBucket
    • DeleteObject
    • DeleteObjectVersion
    • PutObject

Pour tester la solution sans gestion fine des autorisations, vous pouvez donner les 3 politiques suivantes à votre utilisateur IAM:

• AmazonS3FullAccess
• AmazonTextractFullAccess
• AmazonTextractServiceRole

Une fois que votre utilisateur IAM est créé et que les bonnes politiques d'autorisation lui ont été attribuées, vous pouvez créer une clé d'accès et copier-coller la clé ainsi que le secret d'accès dans le document Paramètres d'OCR de votre site Dokos.

Paramétrage de Dokos

Le formulaire Paramètres d'OCR permet de configurer deux types d'éléments:

1. Les clés de connexion obtenues sur AWS Textract
2. Les paramètres de création de factures

Factures d'achat

1. Il est possible de permettre la création de factures d'achat sans commandes fournisseur ou reçus d'achat.
   Dans ce cas, il ne sera plus possible de créer de commande fournisseur depuis la page de la facture d'achat en attente.
2. Vous pouvez également bloquer la création de factures d'achat dont le total TTC excède le montant indiqué sur la facture en attente.
   En l'occurence, il s'agit du montant renvoyé par l'OCR.
3. Similairement, vous pouvez bloquer la création de factures d'achat dont le total HT excède le montant HT indiqué sur la facture en attente. En l'occurence, il s'agit du montant renvoyé par l'OCR.

Génération automatique de banette de factures d'achats

Vous pouvez déclencher la création automatique de banettes de factures d'achat pour tout email envoyé à une adresse email pré-définie.

Pour cela, ajoutez un compte email dans Dokos, puis dans la section Détails IMAP, indiquez à Dokos de créer une nouvelle banette de factures d'achat pour tous les emails dans l'INBOX de la boîte email: