La demande de validation part chez la mauvaise personne
La demande de validation part chez la mauvaise personne
Symptôme
Un document suit un circuit de validation. La demande d'approbation arrive chez un autre utilisateur que celui attendu. Ou bien l'utilisateur qui a créé le document clique sur l'action et obtient « L'auto-approbation n'est pas autorisée ».
Cause
Le circuit de validation est décrit par ses Transitions. Chaque transition donne un État, une Action, un État Suivant et le rôle Autorisé à faire l'action.
Pour la transition suivante, Dokos propose l'action à tous les utilisateurs qui ont le rôle Autorisé et le droit sur le document. Il retire de cette liste le créateur du document, sauf si Envoyer un e-mail au créateur est coché.
Le créateur ne peut pas approuver son propre document, sauf si Autoriser l'auto-approbation est coché sur la transition. Si le créateur est la seule personne du rôle, personne d'autre ne reçoit la demande.
Dokos ne connaît pas les absences. Un valideur absent garde les demandes de son niveau.
Résolution
Il faut le rôle Responsable système (System Manager).
- Ouvrez le Circuit de validation du type de document.
- Dans Transitions, trouvez la ligne de l'état actuel du document. Notez le rôle Autorisé.
- Vérifiez quels utilisateurs ont ce rôle. Corrigez selon le cas :
- le valideur attendu n'a pas le rôle : ajoutez-le à son compte ;
- le valideur est absent : donnez le rôle à un suppléant pour la durée de l'absence ;
- le créateur doit pouvoir valider seul : cochez Autoriser l'auto-approbation sur cette transition.
- Enregistrez le circuit.
Exemple
Chez Dokompany, les commandes fournisseur passent par une validation du rôle « Valideur achats N1 ». Seul le directeur des achats a ce rôle. Il est en congé. L'administrateur donne le rôle à son adjointe pour deux semaines. Elle voit la demande et valide la commande. Au retour du directeur, l'administrateur lui retire le rôle.
Vérifier
- Le document affiche l'action attendue pour le bon utilisateur.
- Après l'action, le champ État du circuit de validation du document a la nouvelle valeur.