Entreprise

Workflows d'Entreprise

Workflows d'entreprise : périmètres de workflow, restrictions et permissions, délégations et gestion des utilisateurs désactivés.

Workflows d'Entreprise

Le système de workflows d'entreprise est une version améliorée du système de workflow standard. Il a été conçu pour répondre à des besoins de validation complexes et granulaires au sein de l'organisation.

Périmètre de workflow d'entreprise

La principale nouveauté de ce système est l'introduction du Périmètre de workflow (Workflow Scope).

Cet objet vous permet de définir des conditions spécifiques qui déclencheront un workflow particulier. Par exemple, vous pouvez définir un workflow qui ne s'applique qu'à une certaine société, un centre de coûts, un projet, ou toute autre dimension analytique disponible sur vos documents.

Cette approche permet de réduire considérablement le nombre de workflows à maintenir et d'avoir une gestion beaucoup plus fine des circuits de validation.

Fonctionnement

La configuration des workflows ne s'effectue plus dans le type de document Circuit de validation (Workflow) mais dans le type de document Workflow Entreprise (Enterprise Workflow).

Chaque document de configuration de workflow est limité à une société. Cela permet de simplifier la configuration de différents circuits de workflow pour chaque entité d'un groupe.

L'essentiel des options est similaire au système de workflow classique et certaines options additionnelles ont été ajoutées:

Options liées aux statuts

Case Est un état d'approbation : indique un statut d'approbation. Cela permet au système de créer une hiérarchie d'états de workflow et de trouver le prochain valideur même s'il n'est pas défini dans la transition suivante.

Une entreprise met en place une validation à 3 niveaux pour tous ses centres de coûts: Approbation au niveau 1, 2 et 3 A chaque niveau les approbateurs peuvent approuver ou rejeter, les statuts correspondants sont des statuts d'approbation. Par contre, une fois que le document est définitivement approuvé, ils peuvent l'annuler, ce n'est pas un statut d'approbation.Sur un centre de coût, s'il n'y a pas de valideur au niveau 2, le système peut alors décider de laisser l'approbateur niveau 3 approuver au niveau 2 et 3.

Case Envoyer une notification au propriétaire et aux assignés : prévient le créateur du document et les personnes assignées quand le document passe à cet état.

Notifier le/la créateur/rice du document qu'il a été définitivement Approuvé.

Options liées aux transitions

Case Le commentaire est obligatoire : l'approbateur doit saisir un commentaire pour exécuter l'action. Exemple : lorsqu'un valideur rejette un document, il doit mettre un commentaire expliquant sa décision.

Validation automatique

Lorsque qu'un valideur/une validatrice doit valider à plusieurs niveaux, le système effectue cette validation automatiquement.

Un approbateur avec une délégation d'engagement de dépense de 10000 € doit valider les dépenses sur son centre de coût. En tant que responsable du centre de coûts, il effectue une validation, puis le document est envoyé au contrôle de gestion qui valide, avant que celui-ci ne revienne chez lui pour une validation finale. Dans ce cas, la validation finale est effectuée automatiquement car il a déjà validé dans la chaîne.

Modification de l'interface utilisateur

Suivi des validations et valideurs suivants

Dans les documents à valider, l'option Voir le workflow du menu Actions permet de voir l'état actuel du workflow ainsi que les noms et actions possibles pour les prochains valideurs.

Configuration des autorisations et des périmètres de workflow

Un onglet dédié est disponible dans les fiches utilisateur et dans les centres de coûts. Voir aussi la section « Utilisateurs désactivés » ci-dessous.

Utilisateurs désactivés

Date de désactivation

Lorsqu'un utilisateur est désactivé, la date du jour est enregistrée dans le champ Disabled On de sa fiche utilisateur (libellé non traduit). Le champ est vidé si l'utilisateur est réactivé. Pour les utilisateurs désactivés avant la création de ce champ, la date de dernière modification de la fiche est utilisée.

Masquage dans les listes de restrictions

Sur les documents (par exemple dans l'onglet de restrictions d'un centre de coûts), les périmètres de workflow et les permissions utilisateur des utilisateurs désactivés n'apparaissent plus dans les listes. Sur la fiche utilisateur, en revanche, ces listes restent complètes : vous pouvez donc encore consulter et supprimer les périmètres d'un utilisateur désactivé depuis son profil.

Suppression automatique des périmètres

Dans Paramètres de l'application Entreprise, onglet Workflows, section Périmètre du workflow, le champ Supprimer les périmètres des utilisateurs désactivés après (jours) définit le délai après lequel les périmètres de workflow d'un utilisateur désactivé sont supprimés. Avec la valeur 0 (par défaut), les périmètres sont conservés.

Une tâche quotidienne supprime les périmètres de workflow des utilisateurs désactivés depuis plus longtemps que ce délai. Les permissions utilisateur ne sont pas supprimées.

Si l'un des périmètres supprimés s'appliquait à tous les rôles de l'utilisateur (sans rôle de workflow précis), les rôles de workflow de cet utilisateur — les rôles autorisés sur une transition de Workflow Entreprise — sont également retirés, afin qu'une réactivation ne le rende pas non restreint.

Délégation de workflow

Une autre fonctionnalité clé est la possibilité de déléguer des approbations. Si un approbateur est absent, il peut désigner un autre utilisateur pour le remplacer temporairement.

La gestion des délégations se fait via le document Délégation de workflow (Enterprise Workflow Delegation). Vous pouvez aussi la créer depuis le portail approbateur.

Une délégation contient :

Champ	Rôle
Utilisateur délégant	Utilisateur qui délègue. Par défaut : vous. Seul un gestionnaire des délégations peut déléguer pour un autre utilisateur.
Utilisateur délégué	Utilisateur qui reçoit la délégation. Il doit être différent du délégant.
Société	Société concernée.
Rôle délégué	Rôle transmis. Ce doit être un rôle du délégant.
Date de début / Date de fin	Période de la délégation. La date de fin doit suivre la date de début.

Après validation, la délégation est Actif pendant la période, puis Inactif (statut du document). Une tâche quotidienne met ce statut à jour. Pendant la période, le délégué reçoit les actions de workflow liées au rôle délégué.

Dans Paramètres de l'application Entreprise, onglet Workflows, la case Restreindre la délégation à des rôles de validation similaires ou supérieurs limite les rôles et les utilisateurs proposés à la délégation.