Entreprise

Portail Fournisseur

Inviter vos fournisseurs sur leur portail, leur demander des informations et échanger des documents avec eux.

Portail Fournisseur

Le portail fournisseur est un espace web réservé à vos fournisseurs. Ils y remplissent leurs informations, déposent leurs documents et consultent leurs commandes. Il fait partie de l'application Entreprise.

Le portail est à l'adresse https://{votre_site_dokos}/supplier-portal. Il contient trois rubriques : les informations fournisseur, les documents et les commandes fournisseur.

Paramétrer le portail

Ouvrez Paramètres de l'application Entreprise, onglet Portail fournisseur :

Champ	Rôle
Formulaire d'informations fournisseur	Formulaire web utilisé pour la saisie des informations.
Modèle d'e-mail d'informations fournisseur	Modèle de l'e-mail d'invitation. À l'enregistrement des paramètres, Dokos le définit comme modèle d'e-mail par défaut du document Informations fournisseur.
Page d'accueil	Texte affiché sur la page d'accueil du portail. Par défaut : « Welcome to your supplier portal ».

Inviter un fournisseur

L'invitation part d'un document Informations fournisseur. Ce document sert aussi bien à un nouveau fournisseur qu'à la mise à jour d'un fournisseur existant.

Créez un document Informations fournisseur.
Renseignez la Société, le nom du fournisseur et le contact principal (prénom, nom, e-mail).
Pour mettre à jour un fournisseur existant, renseignez Autorisé pour le fournisseur.
Enregistrez. Dokos crée un utilisateur avec le rôle Fournisseur pour l'e-mail du contact. Si l'utilisateur existe déjà, Dokos lui ajoute ce rôle.
Dans la zone Actions du formulaire, cliquez sur Envoyer / Renvoyer une invitation. Une fenêtre d'e-mail s'ouvre. Dokos insère l'objet et le contenu du modèle d'e-mail par défaut du document Informations fournisseur. Ce modèle est le Modèle d'e-mail d'informations fournisseur des paramètres, tant que personne ne change le modèle par défaut du document. Une correction est en cours (enterprise!190) pour que l'invitation utilise toujours le modèle des paramètres.
Envoyez l'e-mail au fournisseur.

Le fournisseur remplit ensuite ses informations sur le portail : adresse, identifiants (SIREN, SIRET, numéro de TVA, code APE), coordonnées bancaires (IBAN, BIC) et e-mail du service comptable. Dokos contrôle le format de l'IBAN, du BIC, du SIREN, du SIRET et du numéro de TVA.

Quand le fournisseur envoie ses informations, le statut passe à Soumis par le fournisseur. L'envoi est refusé si le BIC ou un document requis manque.

Valider les informations

Le document passe par les statuts suivants : En attente, Soumis par le fournisseur, Approuvé, Annulé, Fermé. La zone Actions du formulaire propose aussi :

Demander des informations complémentaires : ouvre un e-mail au fournisseur pour lui demander des compléments.
Mettre en attente : bloque toutes les actions jusqu'à la levée de l'attente.
Ré-ouvrir : rouvre un document fermé.

À la validation du document, Dokos met à jour la fiche Fournisseur liée, ou crée le fournisseur s'il n'existe pas. Le statut passe à Approuvé.

      graph TD
    A[Début: Création d'une nouvelle Enterprise Supplier Information] --> B{Email du fournisseur existe ?}
    B -- Oui --> C[Ajouter le rôle Supplier à l'utilisateur existant]
    B -- Non --> D[Créer un nouvel utilisateur avec le rôle Supplier]
    C --> E[Lier l'utilisateur au fournisseur]
    D --> E
    E --> F{Envoyer l'e-mail de bienvenue ?}
    F -- Oui --> G[Envoyer l'e-mail de bienvenue avec lien de réinitialisation de mot de passe]
    F -- Non --> H[Continuer sans envoi d'e-mail]
    G --> I[Générer les documents requis]
    H --> I
    I --> J[Le fournisseur soumet les informations et documents]
    J --> K{Validation des informations et documents}
    K -- Rejeté --> J
    K -- Approuvé --> L[Mettre à jour les informations du fournisseur existant ou créer un nouveau fournisseur]
    L --> M[Fin: Onboarding terminé]

Demander des documents

Un Modèle de document fournisseur définit un document à demander à vos fournisseurs : attestation fiscale ou sociale (Kbis, URSSAF), conditions générales de vente, assurance…

Champ	Rôle
Titre du modèle	Nom du document affiché au fournisseur.
Publié	Seuls les modèles publiés génèrent des demandes.
Requis	Le fournisseur ne peut pas envoyer ses informations tant que ce document manque.
Ce document doit être soumis à nouveau périodiquement	Active une règle d'expiration (onglet Expiration).
Conditions	Expression Python facultative. Le modèle ne s'applique qu'aux fournisseurs pour lesquels elle est vraie, par exemple `doc.country == "France"`.

Pour chaque modèle publié, Dokos crée un Document fournisseur par fournisseur concerné : à la création du fournisseur, puis lors d'une tâche quotidienne. Le fournisseur dépose le fichier sur le portail. Le document prend alors l'un des statuts Manquant, En attente, Rejeté, Pas encore valide, Valide, Expiré ou Annulé, selon sa validation et sa Date d'expiration.

Exemple

Exemple fictif. Vous créez le modèle « Attestation de vigilance URSSAF », publié et requis, qui expire tous les 6 mois. Vous invitez « Menuiserie Élégante ». Le fournisseur remplit ses coordonnées bancaires, mais ne peut pas envoyer sa fiche tant qu'il n'a pas déposé l'attestation. Six mois plus tard, le document passe à Expiré et le fournisseur doit en déposer une nouvelle.