Suivre l'occupation par les contrats

Les contrats de réservation permettent à un espace de coworking ou une salle de réunion d'engager une ressource sur une période donnée. Pour suivre en un coup d'œil quelles ressources sont occupées par des contrats validés, Dokos met à disposition deux blocs personnalisés pouvant être ajoutés à n'importe quel espace de travail.

Occupation par contrat (instantané)

Le bloc Occupation par contrat affiche une vue instantanée des ressources tenues par des contrats signés en vigueur aujourd'hui.

      
flowchart LR
  A[Ressource de réservation] --> B{Contrats signés?}
  B -- Oui --> C[Taux d'occupation calculé]
  B -- Non, en attente --> D[Signature en attente]
  C --> E[Complète / Partielle / Vacante]
  D --> F[Indicateur « en attente »]

    

Taux d'occupation pondéré

Le taux affiché est pondéré par le champ Réservations simultanées autorisées de chaque ressource. Une ressource qui autorise 6 réservations simultanées offre 6 places, et chaque contrat signé en vigueur aujourd'hui occupe une place dans cette limite.

• Les contrats en attente de signature n'occupent aucune place.
• Une info-bulle (icône ⓘ à côté du taux) rappelle cette règle au survol.

États d'une ressource

Chaque ressource peut se trouver dans l'un des quatre états suivants :

Détail par carte

Chaque carte de ressource affiche le nombre de contrats signés par rapport aux places disponibles, par exemple 3/6. Le compte n'est pas plafonné : une ressource surréservée affiche 2/1.

Lorsqu'une ressource est partagée par plusieurs contrats, la carte indique leur nombre :

• « 3 contrats » si trois contrats signés portent sur la ressource.
• « 1 contrat + 1 en attente » si un contrat est signé et un autre est en attente de signature.

Un clic sur cette mention ouvre une fenêtre listant chaque contrat individuellement.

Exemple

La salle de réunion Espace Colibri autorise 4 réservations simultanées. Trois contrats signés sont en vigueur aujourd'hui et un quatrième est en attente de signature.

La carte affiche 3/4 et l'indicateur « 3 contrats + 1 en attente ». L'état de la ressource est Partiellement occupée.

Planning d'occupation par contrat

Le bloc Planning d'occupation par contrat projette l'occupation des ressources sur 12 mois à partir d'aujourd'hui. Environ un trimestre est visible à l'écran, avec un défilement horizontal pour parcourir la suite. Les ressources sont groupées par lieu.

Barres repliées

Chaque ressource est représentée par une barre horizontale. La barre est découpée à chaque changement d'état — par exemple de Complète à Partielle — ce qui permet de visualiser immédiatement les transitions d'occupation.

Contrats chevauchants

Lorsque plusieurs contrats se chevauchent sur une même ressource, ils se replient en une seule barre empilée.

Un clic n'importe où sur la ligne, sur le chevron ou sur la barre déplie une voie par contrat. Les voies conservent la couleur de leur contrat :

• Pleine si le contrat est signé.
• Hachurée si le contrat est en attente de signature.

      
flowchart LR
  subgraph Replié
    A[Barre empilée unique] --> B[Clic sur la ligne]
  end
  subgraph Déplié
    C[Voie 1 — Contrat A signé] --> D[Voie 2 — Contrat B signé] --> E[Voie 3 — Contrat C en attente]
  end
  B --> C

    

Exemple

Le lieu Loft 45 compte deux ressources : le bureau privatif et la salle de conférence. Le bureau privatif est tenu par le contrat de Maison Verte SARL du 1er mars au 31 août, puis par le contrat de Bureau Moderne du 1er septembre au 30 novembre. La barre du bureau privatif est découpée en deux segments. La salle de conférence est partagée par deux contrats chevauchants d'octobre à décembre : la barre apparaît repliée et un clic révèle deux voies distinctes.

Calcul de l'occupation

Contrats et avenants

Le serveur suit les chaînes d'avenants : un avenant signé met fin à ce qui était en vigueur avant lui, et les périodes consécutives d'un même contrat fusionnent en une seule période continue. La fonction de calcul découpe ensuite la fenêtre de chaque ressource en périodes d'occupation constante.

Les blocs se contentent d'afficher les données renvoyées par le serveur : aucune logique de calcul n'est effectuée côté navigateur.

Différence avec les jauges de disponibilité

Les jauges Occupation du jour et la matrice de disponibilité mesurent des heures réservées. Les contrats n'ont pas d'heures : la seule logique partagée avec eux est la lecture du champ Réservations simultanées autorisées (1 par défaut).

:::tip Rappel Les taux affichés par les blocs d'occupation par contrat ne sont pas comparables directement avec les jauges d'occupation basées sur les heures. Les premiers comptent des places, les secondes comptent des heures. :::

Ajouter les blocs à un espace de travail

Les deux blocs ne sont pas ajoutés automatiquement à l'espace de travail Bookings livré par défaut. Un gestionnaire de lieu peut les intégrer à n'importe quel espace de travail personnalisé.

1. Ouvrez l'espace de travail souhaité.
2. Passez en mode édition (icône crayon en haut à droite).
3. Ajoutez un Bloc HTML personnalisé.
4. Choisissez Occupation par contrat ou Planning d'occupation par contrat.
5. Enregistrez l'espace de travail.

Les libellés des blocs sont traduits dans la langue de l'utilisateur.

:::warning Correctif dodock Sur les versions antérieures, un bloc personnalisé dont le libellé était traduit (par exemple « Planning d'occupation par contrat » en français) disparaissait à l'enregistrement de l'espace de travail. Ce correctif dodock est désormais intégré. :::

Voir aussi

• Gérer les contrats de réservation
• Réserver des ressources