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Entreprise

Portail Approbateur

Consulter, approuver ou rejeter les documents en attente de validation depuis un portail dédié aux approbateurs.

Portail Approbateur

Le portail approbateur est une interface simplifiée, adaptée au mobile, pour traiter les actions de workflow d'entreprise. L'approbateur valide ou rejette un document sans ouvrir l'interface de bureau.

Prérequis

L'application Entreprise est installée sur votre site.
Un workflow d'entreprise est actif sur le type de document à valider.
L'approbateur a un compte utilisateur avec le rôle demandé par la transition.

Ouvrir le portail

Le portail est à l'adresse https://{votre_site_dokos}/approval-portal. Un utilisateur non connecté est redirigé vers la page de connexion.

Les e-mails d'action de workflow contiennent un lien vers une page intermédiaire. Cette page propose deux choix :

Mobile : ouvre l'action dans le portail approbateur.
Desk : ouvre le document dans l'interface de bureau.

Traiter une demande

Dans le menu, cliquez sur En attente. La liste affiche les actions ouvertes qui vous sont adressées, des plus anciennes aux plus récentes. Pour chaque document, elle montre son type, son titre, son état de workflow et son total si le document en a un.
Cliquez sur une ligne pour ouvrir l'action.
Consultez le document dans l'onglet Prévisualisation ou en PDF. Le bouton Ouvrir dans le Bureau ouvre le formulaire complet.
Choisissez une transition dans Actions (par exemple « Approuver » ou « Rejeter », selon votre workflow).
Ajoutez un commentaire si besoin, puis confirmez.

Une fois l'action traitée, elle disparaît de la liste En attente. Si la liste est vide, le portail affiche Terminé.

Le portail ne montre que les actions ouvertes. Pour retrouver une validation passée, ouvrez le document dans l'interface de bureau et consultez son historique.

Déléguer un rôle

Le menu Délégation liste vos délégations et permet d'en créer une, par exemple pendant vos congés.

Cliquez sur Délégation, puis sur Créer une délégation.
Choisissez la Société et le Rôle à déléguer.
Choisissez l'Utilisateur délégué.
Indiquez la Date de début et la Date de fin.
Vérifiez le Récapitulatif, puis cliquez sur Créer.

Pendant cette période, l'utilisateur délégué reçoit les actions de workflow liées à ce rôle. Les règles de délégation sont décrites dans Workflows d'entreprise.