Tribu: Gestion des adhésions

Tribu est votre module de gestion des membres et adhésions au sein de Dokos.
Cette application vous permet de gérer facilement vos adhérents, de créer des formulaires d'adhésion en ligne et d'automatiser vos encaissements grâce aux intégrations de paiement.

Vue d'ensemble

L'application Tribu s'articule autour de trois piliers principaux :

• Le adhérent : Le coeur du système, représentant l'individu ou l'organisation.
• L'adhésion : Le lien contractuel entre l'adhérent et votre structure pour une période donnée.
• Les paramètres de Tribu : Le moteur qui définit comment les adhésions sont facturées et payées.

Flux de vie d'un adhérent

Le statut d'un adhérent évolue automatiquement en fonction de ses engagements.

    graph LR
    A[Prospect / Visiteur] -->|Inscription Portail| B(Adhérent Inactif)
    B -->|Paiement Cotisation| C{Membre Actif}
    C -->|Fin de période| D[Membre Expiré]
    D -->|Renouvellement| C
    D -->|Inactivité prolongée| B

  

Contexte d'usage : Inscription d'un nouveau membre

Lorsqu'un utilisateur s'inscrit via le portail (ex: /members/cotisation-annuelle), le système effectue plusieurs actions en arrière-plan :

1. Création du profil : Un document Adhérent est créé ou mis à jour.
2. Synchronisation Dokos : Un Client et un Contact sont automatiquement générés pour assurer le suivi comptable et relationnel.
3. Facturation : Une Commande Client est créée, incluant l'article d'adhésion et d'éventuels dons.
4. Activation : Dès que le paiement est confirmé (via Stripe, GoCardless ou HelloAsso), l'adhésion passe au statut Active.

Configuration des types d'adhésion

Les Types d'Adhésion vous permettent de moduler vos offres selon votre public.

Exemples de configurations courantes :

• Adhésion Étudiant : Tarif réduit (Prix fixe), nécessite souvent un champ supplémentaire pour le numéro de carte étudiant.
• Adhésion Bienfaiteur : Prix libre avec un montant minimum défini (ex: 50€), permettant à l'adhérent de choisir son niveau de soutien.
• Adhésion Découverte : Gratuite, valable pour une durée illimitée ou une période courte.

Champs supplémentaires (Champs supplémentaires du formulaire d'inscription)

Vous pouvez personnaliser vos formulaires pour collecter des données spécifiques à votre activité sans modifier le code de l'application. Exemple : Pour une association de randonnée, vous pouvez ajouter un champ "Niveau de marche" ou "Allergies alimentaires".

Pour ajouter des informations à collecter :

1. Ajoutez des champs dans le document "Adhésion" (via la personnalisation de formulaire).
2. Dans la configuration de Tribu, cochez Afficher sur le formulaire d'inscription pour chaque champ que vous souhaitez rendre visible sur le formulaire en ligne.

Publication et intégration

Le formulaire d'inscription est automatiquement publié sur votre site Dokos. Cependant, vous pouvez également l'intégrer sur n'importe quel site web externe en copiant le code d'intégration fourni dans la configuration du formulaire.

Gestion financière et comptable

Le module Tribu automatise le lien entre vos adhésions et votre comptabilité Dokos.

Flux de facturation

1. Génération de la commande : Lors de la validation d'une adhésion (manuelle ou portail).
2. Paiement en ligne : Utilisation d'une Demande de Paiement (Payment Request) envoyée automatiquement à l'adhérent.
3. Réconciliation : Une fois payée, la commande est facturée et le statut de l'adhésion est mis à jour.

Note importante : Veillez à ce que vos articles d'adhésion (définis dans les Paramètres Tribu) soient correctement configurés avec leurs comptes de produits respectifs pour que vos rapports financiers soient exacts.

Maintenance et Automatisation

Le système travaille pour vous chaque nuit :

• Activation : Les adhésions dont la date de début est arrivée passent au statut Active.
• Expiration : Les adhésions arrivant au terme de leur validité passent au statut Expirée.
• Statut Adhérent : Un adhérent perd son titre de "Membre" dès qu'il n'a plus aucune adhésion active en cours.

Conseils pour une gestion efficace

• Anticipation : Préparez vos types d'adhésion pour l'année suivante quelques semaines avant la fin de l'exercice actuel.
• Communication : Utilisez les adresses emails collectées sur les fiches membres pour vos newsletters et convocations aux assemblées générales.
• Simplicité : Ne demandez que les informations essentielles dans vos formulaires portail pour maximiser le taux de conversion.