Documentation
Formulaires Web

Créer un formulaire web

Guide pour créer et configurer un formulaire web dans Dokos

Créer un formulaire web

Les formulaires web dans Dokos permettent de collecter des informations depuis des utilisateurs externes sans nécessiter de compte utilisateur. Ils sont idéaux pour des enquêtes, des inscriptions, ou des demandes d'informations.

Configuration de base

  1. Allez dans Développeur > Site Web > Formulaire Web.
  2. Cliquez sur Nouveau.
  3. Remplissez les champs suivants :
    • Nom du formulaire : Un identifiant unique pour le formulaire.
    • Type de document : Le type de document (doctype) qui sera créé ou mis à jour via ce formulaire.
    • Route : L'URL où le formulaire sera accessible (ex: /enquete-satisfaction).
    • Titre : Le titre affiché en haut du formulaire.
    • Introduction : Un texte d'introduction pour guider l'utilisateur.
  4. Sauvegardez le formulaire.

Configurer les champs du formulaire

  1. Dans l'onglet Champs, ajoutez les champs que vous souhaitez afficher dans le formulaire.
  2. Pour chaque champ, vous pouvez définir :
    • Libellé : Le nom affiché pour le champ.
    • Champ requis : Si le champ doit être obligatoire.
    • Masqué : Si le champ doit être masqué (utile pour les valeurs pré-remplies).

Configurer les permissions

  1. Dans l'onglet Permissions, configurez les options suivantes :
    • Accès requis par clé : Activez cette option si vous souhaitez restreindre l'accès au formulaire via une clé unique (voir Utiliser les requêtes de formulaire web).
    • Connexion requise : Si l'utilisateur doit être connecté pour accéder au formulaire.
    • Autoriser l'édition : Si les utilisateurs peuvent modifier les documents existants via ce formulaire.
    • Autoriser les soumissions multiples : Si un même utilisateur peut soumettre plusieurs fois le formulaire.
    • Autoriser la suppression : Si les utilisateurs peuvent supprimer des documents via ce formulaire.
    • Afficher la liste : Si les utilisateurs peuvent voir la liste des documents créés via ce formulaire.

Utiliser les requêtes de formulaire web

Les Requêtes de formulaire web permettent de générer des liens uniques pour des utilisateurs spécifiques, avec des données pré-remplies. Cela est particulièrement utile pour les enquêtes de satisfaction ou les invitations personnalisées.

Créer une requête de formulaire web

  1. Allez dans Développeur > Site Web > Requête de formulaire web.
  2. Cliquez sur Nouveau.
  3. Remplissez les champs suivants :
    • Formulaire web : Sélectionnez le formulaire web associé.
    • Clé : Une clé unique sera générée automatiquement. Vous pouvez la modifier si nécessaire.
    • Date d'expiration : Définissez une date d'expiration pour la requête (optionnel).
    • Valeurs du formulaire : Ajoutez des valeurs pré-remplies qui seront affichées à l'utilisateur (ex: {"nom": "Maison Verte SARL"}).
    • Valeurs du document : Ajoutez des valeurs cachées qui seront appliquées lors de la soumission (ex: {"client": "Maison Verte SARL"}).
    • Références : Ajoutez des documents existants qui pourront être modifiés ou consultés via cette requête (ex: un document Client spécifique).
  4. Sauvegardez la requête.

Partager le lien de la requête

Une fois la requête créée, vous pouvez partager le lien suivant avec l'utilisateur :

https://votre-site.dokos.cloud/<route-du-formulaire>?key=<clé-de-la-requête>

Par exemple :

https://votre-site.dokos.cloud/enquete-satisfaction?key=abc123xyz

Comportement des requêtes

  • Accès restreint : Seuls les utilisateurs avec une clé valide peuvent accéder au formulaire.
  • Données pré-remplies : Les valeurs définies dans Valeurs du formulaire sont affichées et modifiables par l'utilisateur.
  • Données cachées : Les valeurs définies dans Valeurs du document sont appliquées lors de la soumission sans être visibles par l'utilisateur.
  • Modification de documents existants : Si des documents sont référencés dans la requête, l'utilisateur peut les modifier ou les consulter via le même lien.
  • Soumissions multiples : Si Autoriser les soumissions multiples est activé, l'utilisateur peut soumettre plusieurs fois le formulaire.
  • Liste des documents : Si Afficher la liste est activé, l'utilisateur peut voir la liste des documents créés ou référencés via cette requête.

Exemple d'utilisation : Enquête de satisfaction client

Scénario

Vous souhaitez envoyer une enquête de satisfaction à un client spécifique, Maison Verte SARL, sans lui donner accès à la liste complète de vos clients.

Étapes

  1. Créer le formulaire web :
    • Nom du formulaire : enquete-satisfaction
    • Type de document : Enquête de satisfaction
    • Route : /enquete-satisfaction
    • Titre : Enquête de satisfaction client
    • Introduction : Merci de prendre quelques minutes pour répondre à cette enquête.
    • Activez Accès requis par clé dans les permissions.
  2. Ajouter les champs :
    • note (Type : Entier, Libellé : Note sur 10)
    • commentaire (Type : Texte long, Libellé : Commentaires)
  3. Créer une requête de formulaire web :
    • Formulaire web : enquete-satisfaction
    • Valeurs du formulaire : {"client": "Maison Verte SARL"}
    • Valeurs du document : {"client_associe": "Maison Verte SARL"}
    • Références : Ajoutez le document Client Maison Verte SARL si vous souhaitez permettre à l'utilisateur de consulter ou modifier ses informations.
  4. Partager le lien : Envoyez le lien suivant au client :
    https://votre-site.dokos.cloud/enquete-satisfaction?key=abc123xyz
  5. Résultat :
    • Le client accède au formulaire avec son nom pré-rempli.
    • Il peut soumettre l'enquête sans voir les autres clients.
    • Les données soumises sont enregistrées dans un document Enquête de satisfaction avec le champ client_associe automatiquement rempli.

Bonnes pratiques

  • Sécurité : Utilisez toujours des clés uniques et des dates d'expiration pour les requêtes sensibles.
  • Expérience utilisateur : Privilégiez des formulaires courts et clairs pour maximiser le taux de réponse.
  • Suivi : Utilisez le champ first_used_on dans les requêtes pour suivre quand un utilisateur a accédé au formulaire pour la première fois.
  • Personnalisation : Utilisez les Valeurs du formulaire pour personnaliser l'expérience utilisateur (ex: afficher le nom du client).