Export des archives fiscales

Comment exporter et conserver les archives d'encaissement de votre système d'encaissement certifié

Export des archives fiscales

Obligation légale

La loi impose la conservation des archives des données d'encaissement pendant 6 ans, à compter de la date de la dernière opération de l'exercice fiscal.

L'assujetti est responsable de cette conservation, que les données soient hébergées dans le système d'encaissement ou en dehors.

Même si le système ne permet pas de purger les données, l'export annuel des archives reste obligatoire. C'est une exigence réglementaire indépendante du fonctionnement du logiciel.

Accéder à l'outil d'export

L'outil d'export des archives est accessible depuis la barre de recherche :

Barre de recherche > Société > Votre société > Conformité fiscale > Exporter une archive fiscale

Exporter une archive

Sélectionner le journal : choisir le journal SAS Ledger correspondant à la société concernée (un journal par société).
Définir la période : renseigner la date de début et la date de fin.
- Pour un export annuel standard : du 1er janvier au 31 décembre de l'année concernée.
- La période maximale d'un export est de 1 an (366 jours).
Cliquer sur « Télécharger » : un fichier ZIP est téléchargé.

Exportez tous les journaux disponibles pour chaque période. Si plusieurs sociétés sont configurées, chaque société dispose de son propre journal.

Vérifier l'intégrité d'un journal

Le bouton « Vérifier » permet de vérifier la chaîne cryptographique du journal sélectionné. Cette vérification parcourt l'ensemble des enregistrements et confirme que les données n'ont pas été altérées.

Si le journal est valide, un message « Le journal est VALIDE » s'affiche en vert.
Si une corruption est détectée, un message d'erreur s'affiche.

Cas d'usage

Cas 1 : Fermeture du site Dokos

Si l'assujetti met fin à son utilisation de Dokos, il doit avoir préalablement exporté les archives couvrant les 6 dernières années d'activité.

Les 6 ans courent à partir de la date de la dernière opération de l'exercice fiscal, pas nécessairement au 31 décembre. Chaque export couvrant 1 an maximum, cela représente 6 fichiers ZIP par journal.

Exemple : dernière opération le 15 mars 2025, fermeture du site le 01/06/2025.

Export	Période à couvrir
1	16/03/2019 au 15/03/2020
2	16/03/2020 au 15/03/2021
3	16/03/2021 au 15/03/2022
4	16/03/2022 au 15/03/2023
5	16/03/2023 au 15/03/2024
6	16/03/2024 au 15/03/2025

En pratique, il est plus simple d'exporter par année calendaire (1er janvier – 31 décembre) et de s'assurer que la période de la dernière opération est bien couverte. L'outil accepte n'importe quelle plage de dates dans la limite d'un an.

Ces fichiers doivent être conservés de manière à garantir leur intégrité et leur disponibilité en cas de contrôle fiscal.

Cas 2 : Usage courant (recommandé)

Tous les ans, en fin d'exercice, l'assujetti peut exporter l'archive de l'année écoulée et la conserver en lieu sûr.

Procédure annuelle recommandée :

En janvier, exporter l'archive de l'année précédente (du 1er janvier au 31 décembre).
Exporter tous les journaux disponibles.
Stocker les fichiers ZIP dans un emplacement sécurisé (disque externe, coffre-fort numérique, etc.).
Conserver chaque archive pendant au moins 6 ans.

Vérification d'une archive

Un outil de vérification en ligne est disponible pour contrôler l'intégrité des archives exportées :

https://dokos.gitlab.io/certification_caisse/

Cet outil permet de vérifier que les données de l'archive n'ont pas été modifiées depuis leur export.