Communication

Modèles d'e-mail

Créez des modèles d'e-mail réutilisables et associez-les à des types de documents spécifiques pour ne proposer que les modèles pertinents lors de l'envoi d'un message.

Les modèles d'e-mail permettent de préparer à l'avance des messages types — confirmation de commande, relance de facture, accusé de réception — et de les réutiliser en un clic depuis n'importe quel document.

Depuis la version qui intègre le champ Type de document de référence, vous pouvez associer un modèle à un type de document précis. Le modèle ne s'affiche alors que lorsque l'utilisateur envoie un e-mail depuis ce type de document, ce qui évite de présenter des modèles inadaptés et remplis de variables Jinja incompatibles.

Créer un modèle d'e-mail

Consultez les modèles d'e-mail dans la démo

Allez dans Paramètres > Modèle d'e-mail puis cliquez sur Nouveau.
Donnez un Nom explicite au modèle (par exemple : Confirmation de commande client).
Rédigez l'Objet et le Corps du message. Vous pouvez utiliser des variables Jinja pour personnaliser le contenu (voir ci-dessous).
Renseignez éventuellement le champ Type de document de référence pour limiter la visibilité du modèle.
Enregistrez.

Limiter un modèle à un type de document

Le champ Type de document de référence (Reference DocType) est optionnel. Son comportement :

Valeur du champ	Où le modèle apparaît
(vide)	Dans la fenêtre d'e-mail de tous les documents
`Commande client`	Uniquement dans la fenêtre d'e-mail des Commandes client
`Facture de vente`	Uniquement dans la fenêtre d'e-mail des Factures de vente

Les modèles sans type de document de référence restent visibles partout. Vos modèles existants ne sont donc pas impactés par cette fonctionnalité.

Exemple concret

Maison Verte SARL utilise trois modèles :

Bienvenue générale — aucun type de référence → apparaît sur tous les documents
Confirmation de commande — référence : Commande client → visible uniquement depuis une commande client
Relance facture impayée — référence : Facture de vente → visible uniquement depuis une facture de vente

Quand Alice, commerciale chez Maison Verte SARL, ouvre la fenêtre d'envoi d'e-mail sur la commande CMD-00042 passée par Bureau Moderne, elle voit :

✅ Bienvenue générale
✅ Confirmation de commande
❌ Relance facture impayée (masqué, car ce modèle est réservé aux factures)

Utiliser un modèle lors d'un envoi d'e-mail

Ouvrez le document depuis lequel vous souhaitez envoyer un e-mail.
Cliquez sur le bouton E-mail dans la barre d'actions (ou depuis la section Commentaires / Activité).
Dans la fenêtre d'e-mail, développez Plus d'options.
Cliquez sur le champ Modèle d'e-mail : seuls les modèles compatibles avec ce type de document s'affichent.
Sélectionnez le modèle souhaité — l'objet et le corps sont pré-remplis automatiquement.
Ajustez si nécessaire, puis cliquez sur Envoyer.

Utiliser les variables Jinja dans un modèle

Les modèles d'e-mail acceptent la syntaxe Jinja2. Le document courant est accessible via la variable doc.

Exemple pour une commande client :

Objet : Confirmation de votre commande {{ doc.name }}

Bonjour {{ doc.contact_display }},

Nous avons bien enregistré votre commande {{ doc.name }}
du {{ doc.transaction_date }} pour un montant de {{ doc.grand_total }} €.

Cordialement,
L'équipe Maison Verte SARL

Si vous utilisez des variables spécifiques à un type de document (par exemple doc.delivery_date sur une commande), pensez à renseigner le Type de document de référence correspondant. Sans cette restriction, le modèle pourrait s'afficher sur des documents qui ne possèdent pas ces champs et provoquer une erreur lors de l'envoi.

Flux de sélection d'un modèle

      
flowchart TD
    A[Utilisateur ouvre la fenêtre e-mail\nsur un document] --> B{Le modèle a-t-il un\nType de document\nde référence ?}
    B -- Non --> C[✅ Modèle affiché\npour tous les documents]
    B -- Oui --> D{Le type correspond-il\nau document courant ?}
    D -- Oui --> E[✅ Modèle affiché]
    D -- Non --> F[❌ Modèle masqué]