Modèles de document

Les modèles de document permettent de sauvegarder la configuration d'un formulaire rempli et de la réappliquer en un clic lors de la création de nouveaux documents. Cette fonctionnalité est disponible sur tous les types de documents de Dokos.

Exemple — Maison Verte SARL Chaque semaine, l'équipe achat crée des commandes fournisseurs avec les mêmes articles, les mêmes conditions de paiement et le même entrepôt de destination. En enregistrant un modèle « Réapprovisionnement hebdomadaire », ils pré-remplissent le formulaire en deux clics et n'ont plus qu'à ajuster la quantité.

Créer un modèle

1. Ouvrez n'importe quel document et remplissez les champs que vous souhaitez sauvegarder.
2. Cliquez sur le menu déroulant Modèles dans la barre d'outils du formulaire.
3. Sélectionnez Enregistrer comme modèle.
4. Donnez un nom à votre modèle.
5. Choisissez s'il doit être public (visible par tous) ou privé (visible uniquement par vous).
6. Cliquez sur Enregistrer.

Le modèle est immédiatement disponible pour vous et, selon sa visibilité, pour vos collègues.

Appliquer un modèle

1. Créez un nouveau document du même type.
2. Cliquez sur le menu déroulant Modèles.
3. Cliquez sur le nom du modèle souhaité.
4. Les champs sauvegardés sont automatiquement renseignés dans le formulaire.
5. Ajustez les valeurs si nécessaire, puis enregistrez.

Exemple — Bureau Moderne Un acheteur crée une nouvelle commande fournisseur. Il sélectionne le modèle « Fournitures de bureau — Bureau Moderne » et tous les articles habituels apparaissent dans la grille. Il ne reste plus qu'à mettre à jour les quantités.

Visibilité et droits d'accès

• Les gestionnaires système voient tous les modèles, publics et privés.
• Les permissions utilisateur habituelles s'appliquent : un utilisateur ne voit que les modèles pour les types de documents auxquels il a accès.
• Les utilisateurs avec un rôle personnalisé disposant d'un droit d'écriture sur le doctype « Document Template » peuvent modifier les modèles publics.

Gérer les modèles existants

Cliquez sur Modèles → Gérer les modèles dans la barre d'outils du formulaire pour ouvrir la fenêtre de gestion. Elle affiche la liste de tous les modèles accessibles pour le type de document courant.

Pour chaque modèle que vous êtes autorisé à modifier, vous disposez de trois actions :

• Modifier — met à jour les champs sauvegardés dans le modèle avec les valeurs actuelles du formulaire, ou ouvre une interface d'édition.
• Supprimer — supprime définitivement le modèle.
• Les boutons sont affichés de façon conditionnelle selon vos droits : vous ne verrez les actions que sur les modèles que vous pouvez effectivement modifier.

Flux de création et d'utilisation

      
flowchart TD
    A[Ouvrir un document et remplir les champs] --> B[Modèles → Enregistrer comme modèle]
    B --> C{Visibilité ?}
    C -->|Public| D[Visible par tous les utilisateurs du doctype]
    C -->|Privé| E[Visible par le propriétaire uniquement]
    D & E --> F[Créer un nouveau document]
    F --> G[Modèles → Sélectionner un modèle]
    G --> H[Formulaire pré-rempli automatiquement]
    H --> I[Ajuster si nécessaire et enregistrer]

    

Cas d'usage courants

• Commandes récurrentes : articles, fournisseurs et conditions identiques d'une semaine à l'autre.
• Projets types : phases, tâches et responsables prédéfinis pour un type de projet habituel.
• Saisie de notes de frais : catégories et modes de remboursement standards pour les déplacements professionnels.
• Fiches clients standards : conditions de paiement, devise et territoire par défaut selon le marché cible.

Conseils

• Donnez des noms explicites à vos modèles pour les retrouver facilement : par exemple « Commande — Fournisseur habituel — 30 jours net » plutôt que « Modèle 1 ».
• Utilisez les modèles publics pour standardiser les pratiques d'équipe et les modèles privés pour vos raccourcis personnels.
• Si un modèle n'est plus d'actualité, désactivez-le plutôt que de le supprimer : il ne sera visible que par vous et pourra être réactivé plus tard.