Export des archives fiscales
Export des archives fiscales
Obligation légale
La loi impose la conservation des archives des données d'encaissement pendant 6 ans, à compter de la date de la dernière opération de l'exercice fiscal.
L'assujetti est responsable de cette conservation, que les données soient hébergées dans le système d'encaissement ou en dehors.
Accéder à l'outil d'export
- Ouvrez la fiche de votre Société.
- Cliquez sur le bouton Conformité fiscale. Une fenêtre affiche la version du logiciel, son Hash global et l'ID de la licence.
- Cliquez sur Exporter une archive fiscale. Le formulaire Exportation du journal SAS s'ouvre.
La fenêtre Conformité fiscale donne aussi un lien vers l'Outil de vérification d'archives et un bouton Télécharger le manifeste d'intégrité.
Exporter une archive
- Dans Journal SAS, choisissez le journal de la société concernée. Chaque société a son propre journal.
- Renseignez les dates Du et À la date.
- Pour un export annuel standard : du 1er janvier au 31 décembre de l'année concernée.
- La période maximale d'un export est de 1 an (366 jours). Au-delà, Dokos affiche « L'intervalle de dates ne doit pas dépasser 1 an. »
- Cliquez sur Télécharger. Un fichier ZIP est téléchargé.
Contenu de l'archive
Le fichier ZIP contient un dossier archive/ avec :
records.sqlite: les enregistrements du journal sur la période ;system.sqliteetmeta.json: les informations sur le système et sur l'export ;pubkey.pem: la clé publique qui permet de vérifier les signatures ;- un fichier
.sig(signature) pour chaque fichier de données ; version/: l'empreinte (hash) de la version du logiciel ;licenses/: les licences installées ;readme.pdf: la notice de lecture de l'archive.
Ne modifiez pas ces fichiers. Toute modification invalide les signatures.
Retrouver un export précédent
Cliquez sur Historique d'export d'archive fiscale. La fenêtre liste les exports du journal choisi : date, période, utilisateur. Le bouton Télécharger de chaque ligne télécharge à nouveau l'archive. Le bouton Plus affiche les 10 exports suivants.
Vérifier l'intégrité d'un journal
Le bouton Vérifier le journal contrôle la chaîne cryptographique du journal sélectionné. Cette vérification parcourt tous les enregistrements et confirme que les données n'ont pas été altérées.
- Si le journal est valide, le message « Le journal est VALIDE » s'affiche en vert.
- Si une altération est détectée, le message « Le journal est CORROMPU » s'affiche.
Cas d'usage
Cas 1 : Fermeture du site Dokos
Si l'assujetti met fin à son utilisation de Dokos, il doit avoir préalablement exporté les archives couvrant les 6 dernières années d'activité.
Les 6 ans courent à partir de la date de la dernière opération de l'exercice fiscal, pas nécessairement au 31 décembre. Chaque export couvrant 1 an maximum, cela représente 6 fichiers ZIP par journal.
Exemple : dernière opération le 15 mars 2025, fermeture du site le 01/06/2025.
| Export | Période à couvrir |
|---|---|
| 1 | 16/03/2019 au 15/03/2020 |
| 2 | 16/03/2020 au 15/03/2021 |
| 3 | 16/03/2021 au 15/03/2022 |
| 4 | 16/03/2022 au 15/03/2023 |
| 5 | 16/03/2023 au 15/03/2024 |
| 6 | 16/03/2024 au 15/03/2025 |
Ces fichiers doivent être conservés de manière à garantir leur intégrité et leur disponibilité en cas de contrôle fiscal.
Cas 2 : Usage courant (recommandé)
Tous les ans, en fin d'exercice, exportez l'archive de l'année écoulée et conservez-la en lieu sûr.
Procédure annuelle recommandée :
- En janvier, exporter l'archive de l'année précédente (du 1er janvier au 31 décembre).
- Exporter tous les journaux disponibles.
- Stocker les fichiers ZIP dans un emplacement sécurisé (disque externe, coffre-fort numérique, etc.).
- Conserver chaque archive pendant au moins 6 ans.
Vérification d'une archive
Un outil de vérification en ligne est disponible pour contrôler l'intégrité des archives exportées :
Cet outil permet de vérifier que les données de l'archive n'ont pas été modifiées depuis leur export.