Réception d'une e-facture depuis une plateforme agréée
Réception d'une e-facture depuis une plateforme agréée
Principe
Depuis le 1er janvier 2026, les entreprises françaises soumises à TVA doivent recevoir leurs factures fournisseurs au format électronique via une plateforme agréée (PA) ou le Portail Public de Facturation (PPF). Dokos centralise la réception de ces e-factures et crée automatiquement les Factures fournisseurs correspondantes.
Chaque e-facture reçue contient le flux structuré (XML) transmis par le fournisseur. Dokos extrait les données fiscales et comptables pour générer la facture, mais certaines informations — comme la mise en page, les mentions contractuelles ou les conditions de paiement détaillées — ne sont pas toujours présentes dans le flux.
Pour conserver une traçabilité fidèle à la facture d'origine, Dokos rattache systématiquement le PDF lisible de la facture à la fiche Facture fournisseur créée.
Rattachement du PDF lisible
Pourquoi un PDF lisible ?
Le flux électronique structuré (XML) contient les données exploitables par votre logiciel, mais n'est pas conçu pour être lu par un humain. Le PDF lisible correspond à la présentation visuelle de la facture telle qu'elle a été émise par le fournisseur. Il permet :
- de vérifier visuellement la conformité de la facture,
- de retrouver des informations non structurées (conditions générales, logo, annotations manuscrites),
- de conserver une preuve comptable et fiscale lisible,
- de faciliter la validation par les équipes achats.
Comportement de Dokos
À la réception d'une e-facture depuis une plateforme agréée, Dokos tente de récupérer le PDF lisible transmis dans le flux. Plusieurs cas peuvent se présenter :
| Situation | Action de Dokos |
|---|---|
| Le PDF lisible est présent dans le flux | Dokos le rattache immédiatement à la Facture fournisseur créée. |
| Le PDF n'est pas encore disponible (flux incomplet) | Dokos réessaie automatiquement le rattachement lors des prochains flux reçus. |
| Le PDF ne peut pas être récupéré | Dokos ne bloque pas la création de la facture ; le flux structuré reste suffisant pour la saisie comptable. |
Les réessais sont effectués en arrière-plan, sans intervention de votre part. Le rattachement du PDF s'effectue dès que la plateforme agréée le transmet.
Consultation du PDF rattaché
Une fois la facture fournisseur créée, le PDF lisible apparaît dans la section Pièces jointes de la fiche.
- Ouvrez la Facture fournisseur concernée.
- Descendez jusqu'à la section Pièces jointes (en bas de page).
- Cliquez sur le fichier PDF pour le visualiser dans Dokos ou le télécharger.
💡 Astuce — Le PDF rattaché conserve le nom du fichier tel que transmis par la plateforme agréée. Vous pouvez le renommer directement depuis la liste des pièces jointes si besoin.
Exemple concret
Le fournisseur Bureau Moderne transmet une facture d'achat de fournitures de bureau via une plateforme agréée. Dokos reçoit le flux électronique et crée automatiquement une Facture fournisseur au nom de Bureau Moderne.
Le PDF lisible de la facture — qui contient le logo de l'entreprise, le détail des articles et les conditions générales de vente — n'est pas disponible immédiatement dans le flux. Dokos réessaie le rattachement lors des prochaines e-factures reçues. Quelques minutes plus tard, le PDF est transmis par la plateforme et rattaché à la facture.
Vous pouvez alors consulter la facture dans Dokos, vérifier le détail visuel via le PDF, puis valider la facture pour comptabilisation.
Points de vigilance
- Pas de blocage : l'absence temporaire du PDF lisible n'empêche ni la création ni la soumission de la facture fournisseur.
- Rétention : le PDF rattaché est conservé dans Dokos comme toute pièce jointe. Assurez-vous que votre politique d'archivage est conforme aux obligations légales de conservation des factures (10 ans en France).
- Doublons : si un PDF est déjà rattaché à la facture, Dokos ne l'ajoute pas une seconde fois. Vérifiez les pièces jointes avant de réimporter manuellement un document.
Voir aussi
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