Configuration des emails

Dokos envoie et reçoit des emails par des comptes email. Un compte peut servir à l'envoi (SMTP), à la réception (IMAP ou POP), ou aux deux. Vous pouvez créer des comptes partagés (par exemple commercial@) et un compte par utilisateur.

Pour que Dokos envoie ses emails automatiques (notifications, rapports, mots de passe), il faut au moins un compte d'envoi par défaut.

Prérequis

• Le rôle Responsable système (System Manager).
• Les paramètres de votre fournisseur d'email : serveurs entrant et sortant, ports, type de chiffrement. Par exemple, pour Gmail ou pour Outlook.
• Pour recevoir des emails : l'accès IMAP activé sur la boîte aux lettres.

1. Enregistrer un serveur mail (facultatif)

Si plusieurs comptes utilisent le même fournisseur, enregistrez ses paramètres une seule fois dans un Serveur mail. Chaque compte email qui le choisit dans son champ Domaine reprend ces paramètres.

1. Ouvrez la liste Serveur mail, puis cliquez sur + Ajouter un·e Serveur mail.
2. Renseignez les champs ci-dessous, puis enregistrez.

2. Créer un compte email

1. Ouvrez la liste Compte email, puis cliquez sur + Ajouter un·e Compte email.
2. Renseignez l'onglet principal :

3. Enregistrez. Si un mot de passe ou OAuth est renseigné, Dokos teste la connexion aux serveurs activés. Il affiche une erreur si elle échoue.

Configurer un compte Gmail (OAuth)

OAuth évite de stocker un mot de passe dans Dokos.

Étape 1 : créer les identifiants sur Google Cloud

Créez un ID client OAuth (N° de client et secret) sur la console Google Cloud. Suivez la page Paramètres Google.

Étape 2 : créer une application connectée

1. Ouvrez la liste Application connectée, puis cliquez sur + Ajouter un·e Application connectée.
2. Nom du fournisseur : Gmail.
3. Configuration OpenID : https://accounts.google.com/.well-known/openid-configuration.
4. Dans Identifiants du Client, saisissez le N° de client et le Secret client.
5. Dans Périmètres, ajoutez une ligne https://mail.google.com/.
6. Dans Paramètres de requête, ajoutez access_type avec la valeur offline. Dokos peut alors renouveler le jeton d'accès seul.
7. Cliquez sur Obtenir la configuration OpenID. Dokos remplit les points de terminaison.
8. Enregistrez.

Étape 3 : créer et autoriser le compte email

1. Créez un compte email avec l'adresse Gmail.
2. Dans Méthode, choisissez OAuth.
3. Dans Application connectée, choisissez Gmail.
4. Cochez Recevoir les emails de ce compte et/ou Envoyer des emails depuis ce compte, puis enregistrez.
5. Cliquez sur Autoriser l'accès API et connectez-vous avec le compte Google.

En cas d'erreur, voir Gmail refuse la connexion.

3. Recevoir des emails

Cochez Recevoir les emails de ce compte. L'onglet Entrant apparaît.

Les développeurs ajoutent d'autres types de documents à Ajouter à avec le hook email_append_to.

Notifier en l'absence de réponse

Cochez Notifier si aucune réponse, puis renseignez :

• Notifier si aucune réponse dans (en min) : 30 par défaut. Pour 2 jours, saisissez 60*24*2 : le champ calcule 2880.
• Envoyer une notification à : les adresses à prévenir, séparées par une virgule ou un retour à la ligne.

Réponse automatique

Cochez Activer les réponse automatiques, puis rédigez le Message de réponse automatique. Vous pouvez y insérer des variables Jinja. Le document de référence est la Communication reçue : par exemple, {{ reference_doctype }} {{ reference_name }} cite le document lié.

4. Envoyer des emails

Cochez Envoyer des emails depuis ce compte. L'onglet Sortant apparaît.

Liens automatiques

Cochez Autoriser les liens automatiques dans les documents. Dokos crée alors une adresse propre à chaque document. Un email envoyé à cette adresse est lié au document.

Un seul compte email peut avoir cette option, et la réception doit y être activée.

5. Signature et pied de page

La signature du compte s'ajoute sous celle de l'utilisateur, au-dessus du pied de page.

6. Configurer l'envoi par site_config.json (auto-hébergement)

Sans compte d'envoi par défaut, Dokos peut construire le compte d'envoi depuis les clés mail_* du fichier site_config.json du site. Le compte n'est pas créé dans la liste Compte email.

Exemple fictif :

{
    "mail_server": "smtp.exemple.fr",
    "mail_port": 587,
    "use_tls": 1,
    "mail_login": "notifications@exemple.fr",
    "mail_password": "<mot-de-passe>",
    "auto_email_id": "notifications@exemple.fr",
    "email_sender_name": "Ma Société"
}

Pour diagnostiquer un envoi qui échoue, voir Les emails ne sont pas envoyés.