Devis Fournisseur

Un devis fournisseur est un document rédigé par un fournisseur potentiel spécifiant le coût des articles ou services qu'il pourra vous fournir dans un délai spécifié.

Un devis fournisseur peut également contenir des conditions de vente, des conditions de paiement et des garanties.

L'acceptation du devis par l'acheteur peut être considérée comme un accord liant les deux parties.

      
flowchart LR
	id1(Demande de matériel)-->id2(Appel d'offre)
  id1-->id3(Commande fournisseur)
  id3-->id4(Facture d'achat)
  id4-->id5(Écriture de paiement)
  id2-->id6(Devis fournisseur)
  id6-->id3
  id4-->id7(Écriture de paiement - Acompte)
  id3-->id8(Reçu d'achat)

    

Pour accéder au Devis fournisseur, allez sur :

Accueil > Achat > Devis fournisseur

1. Prérequis avant utilisation

Avant de créer et d'utiliser un devis fournisseur, il est conseillé de créer d'abord les éléments suivants :

1. Créer un fournisseur
2. Un article

2. Comment créer un devis fournisseur ?

Il existe 2 méthodes pour faire cette action :

• Depuis la "Fiche fournisseur en allant sur :

Allez sur La fiche fournisseur > Documents liées > Devis fournisseur ➕

• Depuis la fonctionnalité "Devis fournisseur" en allant sur :

Accueil > Achats > Devis fournisseur > ➕Ajouter un Devis Fournisseur.

2.1 Informations de base

• Sélectionnez le fournisseur qui vous a envoyé le devis.
• Indiquez la date de transaction et la date limite de validité.

2.2 Obtenir les articles de :

Les éléments de la table des éléments peuvent être extraits par d'autres documents qui sont :

• Demande de matériel
• Appel d'offre

Demande de matériel : les articles seront récupérés à partir d'une demande de matériel soumise que vous sélectionnez. Une demande de matériel peut être recherchée avec certains mots correspondants et une plage de dates peut également être sélectionnée pour filtrer les demandes de matériel.

Appel d'offre : Renseigné un fournisseur. Ensuite, si vous avez soumis un appel d'offre auprès de ce fournisseur, les articles peuvent être récupérés à partir de celui-ci.

2.4 Lien vers les demandes de matériel

Lorsque vous cliquez sur Outils > Lien vers les demandes de matériel, cela lie l'appel d'offre aux demandes de matériel disponibles. Les articles doivent être les mêmes dans la demande de devis et la demande de matériel.

Désormais, lorsque l'appel d'offre est enregistré, vous pouvez voir dans le tableau de bord qu'elle est liée à la demande de matériel. S'il y a plusieurs demandes de matériel avec les mêmes articles, le lien sera créé avec la demande de matériel la plus récente.

2.5 Plusieurs fournisseurs pour le même produit

Si vous avez plusieurs fournisseurs qui vous fournissent le même article, vous envoyez généralement une demande de devis à différents fournisseurs. Dans de nombreux cas, surtout si vous avez centralisé les achats, vous souhaiterez peut-être enregistrer tous les devis afin de :

• Pouvoir facilement comparer les prix à l'avenir
• Vérifier si tous les fournisseurs ont eu la possibilité de proposer un devis.

3. Caractéristiques

3.1 Taxes et frais

Si votre fournisseur vous facture des taxes supplémentaires ou d'autres frais comme des frais d'expédition ou d'assurance, vous pouvez l'ajouter dans cette section. Cela vous aidera à suivre avec précision vos coûts.

De plus, si certains de ces frais ajoutent à la valeur du produit, vous devrez les mentionner dans le tableau des taxes. Vous pouvez également utiliser des modèles pour vos impôts. Pour plus d'informations sur la configuration de vos taxes, consultez le modèle de taxes et frais d'achat .

3.3 Adresse et contact

• L'adresse et le contact seront récupérés si vous les avez enregistrés dans la fiche fournisseur.

3.4 Devise et prix

• La devise renseigné par défaut est celle qui est indiquée dans les "Paramètres d'achat" ou dans les informations de la "Fiche fournisseur".
• Entrez le code article, sélectionnez la quantité. Le tarif sera récupéré si vous avez défini le tarif d'achat standard pour l'article dans Prix de l'article .

3.5 Autres informations

Il existe d'autres champs pour compléter la Fiche devis fournisseur, qui sont :

• Remise supplémentaire
• Termes et conditions
• Paramètres d'impression
• Informations addtionnelles

A noter :

Les détails que vous remplissez ici, tels que la règle d'expédition, les taxes, la remise, les conditions générales, etc., proviennent de votre fournisseur et peuvent être enregistrés pour un suivi précis.

A savoir :

La catégorie de taxe sera extraite de la fiche fournisseur si elle est définie Les paramètres d'impression permettent de modifier l'impression de l'offre fournisseur Les conditions générales ici sont celles de votre fournisseur Le devis fournisseur peut être lié aux demandes de matériel à l'aide du bouton 'Lien vers les demandes de matériel'

4. Après l'enregistrement

Les éléments suivants peuvent être créés après la soumission d'un devis fournisseur :

• Un Bon de commande : Un bon de commande si vous acceptez le devis du fournisseur.
• Un Devis client : Un devis à votre client.
• Une répétition automatique : Répétition automatique de l'offre fournisseur à des intervalles spécifiés.

5. Comparaison des devis fournisseurs

Pour faciliter la prise de décision lors du choix d'un fournisseur, Dokos propose un rapport de comparaison des devis fournisseurs. Ce rapport vous permet de visualiser et comparer les différents devis reçus pour un même article ou service.

5.1 Accéder au rapport

Pour accéder au rapport de comparaison des devis fournisseurs :

Accueil > Achat > Rapports > Comparaison des devis fournisseurs

5.2 Utilisation du filtre de statut

Le rapport inclut désormais un filtre de statut qui vous permet de trier les devis en fonction de leur état actuel :

• Tous : Affiche tous les devis, quel que soit leur statut (par défaut).
• Brouillon : Affiche uniquement les devis qui sont encore en cours d'édition et non soumis.
• Soumis : Affiche uniquement les devis qui ont été soumis et sont en attente de validation ou de commande.

Ce filtre est particulièrement utile pour :

• Suivre l'avancement des devis en cours de négociation.
• Identifier rapidement les devis déjà validés pour passer commande.
• Éviter les doublons en distinguant les devis actifs des brouillons.

5.3 Exemple d'utilisation

Scénario : Vous avez envoyé une demande de devis à trois fournisseurs pour l'achat de 100 chaises de bureau. Deux fournisseurs ont répondu avec des devis soumis, et un troisième vous a envoyé un brouillon pour révision.

1. Allez dans Accueil > Achat > Rapports > Comparaison des devis fournisseurs.
2. Sélectionnez "Soumis" dans le filtre de statut pour voir uniquement les devis finalisés.
3. Comparez les prix, les délais de livraison et les conditions de paiement des deux fournisseurs.
4. Passez commande auprès du fournisseur choisi.

5.4 Bonnes pratiques

• Mettez à jour le statut des devis dès qu'ils évoluent (de brouillon à soumis, ou soumis à annulé) pour maintenir une vue claire dans le rapport.
• Utilisez le filtre avant d'exporter le rapport pour partager uniquement les informations pertinentes avec votre équipe.
• Combinez ce filtre avec d'autres critères (comme la date ou le fournisseur) pour affiner encore davantage vos résultats.

      
flowchart TD
    A[Accéder au rapport] --> B[Appliquer le filtre de statut]
    B --> C{Besoin de voir}
    C -->|Tous les devis| D[Afficher tous les statuts]
    C -->|Devis en cours| E[Filtrer "Brouillon"]
    C -->|Devis prêts| F[Filtrer "Soumis"]
    D --> G[Comparer et analyser]
    E --> G
    F --> G
    G --> H[Prendre une décision d'achat]