dokos dispose d'un système d'envoi et de réception des emails.
Vous pouvez configurer des comptes d'envoi et de réception par défaut ainsi que des comptes pour chacun de vos utilisateurs.
Lors de la configuration de votre compte email vous devez commencer par enregistrer les paramètres de connexion à votre fournisseur d'email.
Si plusieurs utilisateurs ont un nom de domaine commun, il est recommandé de créer un nom de domaine email dans dokos pour faire ce paramétrage une seule fois.
Allez dans Paramètres > Nom de domaine email
et créez un nouveau document de paramètrage.
Exemple d'adresse email: Saisissez un exemple correspondant à votre nom de domaine. Ex. hello@dokos.io
Serveur email entrant: Enregistrez les paramètres fournis par votre fournisseur d'email ou l'hébergeur de votre serveur email
Ex. imap.gmail.com
, SSL0.OVH.NET
,...
Si les paramètres ci-dessus correspondent au protocole IMAP, cochez la case Utiliser IMAP
Si vous souhaitez utiliser le protocole SSL pour la réception de vos emails, cochez la case Utiliser SSL
Définissez le port à utiliser pour recevoir les emails.
Si vous ne renseignez pas ce champ, dokos utilisera les ports standards définis par la librairie imaplib si vous utilisez le protocole IMAP ou la libraire poplib sinon.
Définissez un taille maximale pour les pièces jointes
Ancienne API non utilisée actuellement - va être dépréciée
Serveur email sortant
Enregistrez les paramètres fournis par votre fournisseur d'email ou l'hébergeur de votre serveur email
Ex. smtp.gmail.com
, SSL0.OVH.NET
,...
Si vous souhaitez utiliser le protocole SSL pour l'envoi de vos emails, cochez la case Utiliser TLS
Définissez le port à utiliser pour recevoir les emails.
Si vous ne renseignez pas ce champ, dokos utilisera le port 587.
Vous pouvez créer un ou plusieurs comptes emails pour vous et vos collaborateurs.
Si vous souhaitez que dokos envoie automatiquement des emails (notifications, rapports hebdomadaires, etc...) il faudra également créer au moins une boîte d'envoi par défaut.
Adresse email: Entrez l'adresse email du compte que vous souhaitez ajouter dans dokos
Utiliser un email d'identification différent: Si l'adresse email de connexion à votre compte n'est pas celle renseignée dans le champ précédent, définissez là dans le champ Identifiant de connexion à la boîte email.
Ex. Votre adresse courante est jean@masociete.com
mais l'identifiant de connexion est jean123456
.
Mot de passe: Le mot de passe de connexion à votre compte email
En attente du mot de passe: Si vous créez un compte email pour vos collaborateurs sans connaître leur mot de passe, cochez cette case.
Lors de leur prochaine connexion, un popup leur demandera de définir leur mot de passe pour que leur compte email puisse se connecter à votre serveur d'emails.
Encoder le mot de passe en ASCII: A cocher si votre fournisseur d'emails requiert des mots de passe encodés en ASCII.
Nom du compte email: Choisissez un nom pour ce compte email. Ex. Notifications
ou Jean Dupond
Domaine ou Service: Si vous avez configuré un domaine email, sélectionnez le ici, sinon vous pouvez choisir un des services proposés ou bien laisser ces deux champs vides pour configurer manuellement vos paramètres d'accès à vos comptes email.
Recevoir les emails de ce compte: cochez cette case si vous souhaitez recevoir les emails de ce compte email
commercial@masociete.com
.email_append_to
dans une application personnalisée.reply-to
des emails) si le compte d'envoi ne permet pas de recevoir des emails.TOUS
et NON LUS
pour la première synchronisation de votre boîte email.TOUS
récupérera les x derniers emails de votre boîte email, tandis que NON LUS
récupérera les x derniers emails non lus de votre boîte email.Après activation de cette option, dokos va générer une adresse email spécifique pour chaque document.
Si vous envoyez un email à cette adresse, celui-ci sera automatiquement lié au document correspondant.
Cette option ne fonctionne qu'avec un seul compte email.
Vous pouvez configurer l'envoi d'une notification si vous n'avez pas reçu de réponse au bout de x minutes.
Si vous souhaitez mettre une durée de plusieurs jours, utilisez la calculatrice intégrée aux champs de dokos.
Ex. Pour 2 jours, entrez60*24*2
et dokos pourra calculer le nombre de minutes.
Envoyer une notification à: Ajoutez les adresses emails des personnes concernées par cette notification
Se désinscrire
en bas de chaque emailCette signature sera ajoutée au dessus du pied de page et sous la signature individuelle de l'utilisateur envoyant l'email.
La signature d'un email peut être composé de 2 niveau dans dokos:
- La signature de l'utilisateur -
Utilisateurs et autorisations > Utilisateur
- La signature du compte email -
Paramètres > Compte email
Vous pouvez activer cette option pour envoyer une réponse automatique lorsque vous recevez un email.
Vous pouvez formater votre message avec des variables en utilisant le language Jinja.
Le type de document de référence est une Communication
.
Vous pouvez définir un pied de page qui apparaîtra au dessus du pied de page global défini dans les paramètres système.
Le pied de page d'un email peut être composé de 3 niveaux dans dokos:
- Le pied de page du compte email -
Paramètres > Compte email
- Le pied de page global de l'instance -
Paramètres > Paramètres Système
- Le pied de page standard de dokos -
Paramètres > Paramètres Système